Der LKW setzt zurück an die Laderampe, fleißige Hände und Hubwagen transportieren die Lieferung in den Wareneingangsbereich des Lagers. Die Logistiker prüfen Ware und Lieferschein, notieren dort die Lieferantenbewertung und scannen dann den Lieferschein ein. Ab hier läuft es fast wie von selbst: Alle relevanten Informationen werden automatisch erkannt und fließen in das angebundene SAP-System.
Sebastian Deeg, IT-Leiter bei Raumedic, zeigt sich hocherfreut über diese Arbeitserleichterung: „Die neuen Abläufe entlasten die Mitarbeiter in unseren Logistikzentren von langwierigen, fehleranfälligen und repetitiven Tätigkeiten bei der manuellen Wareneingangsbuchung. Damit gewinnen wir deutlich Zeit für andere wichtige Tätigkeiten, gleichzeitig sinken Aufwand und Fehlerquote. Die Automatisierung ist somit ein echter Mehrwert für uns.“
Bis vor kurzem lief das allerdings anders ab – Logistikmitarbeiter mussten täglich zahlreiche Lieferscheine abtippen. Aber von vorne:
Tradierte Abläufe aufbrechen, neue Prozesse etablieren
Seit rund 70 Jahren konzipiert, entwickelt und produziert das bayerische Unternehmen – derzeit an weltweit fünf Standorten mit insgesamt ca. 1.200 Beschäftigten – hochinnovative Anwendungslösungen und Produkte für Medizintechnik und Pharma. Dazu gehören Messkatheter für das Neuromonitoring, Kunststoff-Disposables für Gelenkspiegelungen und Schlauchsysteme für den Transport flüssiger Medikamente. Häufig handelt es sich dabei um kundenspezifische Anfertigungen. 2023 erwirtschaftete das Unternehmen mit seinem Produkt- und Serviceportfolio einen Umsatz von rund 209 Millionen Euro.
Um dieses breite und gleichzeitig individuell anpassbare Sortiment anbieten zu können, benötigt Raumedic neben hochqualifizierten Mitarbeitern und modernen Produktentwicklungs- und Produktionsprozessen vor allem ein flexibles und weitläufiges Netzwerk zuverlässiger Vorlieferanten – mit entsprechend häufigen Warenanlieferungen und schnell wechselnden Lagerbeständen.
Daraus ergab sich das übergeordnete Ziel, die manuellen Schritte im Wareneingang auf ein Minimum zu reduzieren und die Kontrolle der Lieferscheine zu optimieren. Ganz konkret:
1. Die Automatisierung sollte die Geschwindigkeit bei der Lieferscheinprüfung erhöhen, die Fehlerquote signifikant senken und so Prozesskosten und -zeiten verringern.
2. Der neue Prozess sollte die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben befreien.
3. Die Lagerbestände sollten automatisch im Warenwirtschaftssystem aktualisiert und fortgeschrieben werden.
4. Um die Governance des neuen Prozesses sicherzustellen, sollte ein ‚Human-in-the-Loop‘ Ansatz integriert werden: Falls Informationen nicht vollständig ausgelesen werden können, sollten Mitarbeiter jederzeit Korrekturen und Ergänzungen vornehmen können.
Neue Wareneingangsbuchung auf Basis von RPA und Document Understanding
Unterstützung erhielt Raumedic dabei von der Management- und IT-Beratung MHP, die dort in der Vergangenheit kleinere Automatisierungsprojekte mittels Robotic Process Automation (RPA) durchgeführt hatte. Alexander Gerlich, Projektverantwortlicher bei MHP: „Dabei erkannten wir, dass die Wareneingangsbuchung via RPA so nicht ausreichte. In einem Workshop Anfang 2024 entschieden wir auf Basis unserer Anforderungsanalyse, dass ein intelligenterer Ansatz notwendig ist.“
Ausgangspunkt sollte dabei die von Raumedic bereits genutzte UiPath Automatisierungsplattform bleiben, um die Kosten für das anstehende Projekt gering zu halten. Auch die bisherigen positiven Erfahrungen mit der Technologie trugen zu dieser Entscheidung bei. IT-Leiter Sebastian Deeg: „Bereits zu diesem Zeitpunkt automatisierte die Plattform viele unserer manuellen Tätigkeiten. Damit war klar, dass wir sie für weitere Optimierungen nutzen wollten.“
Da RPA-Bots oft Schwierigkeiten beim Auslesen und Weiterverarbeiten unstrukturierter Inhalte haben (Lieferscheine in unterschiedlichen Layouts je Lieferant) – schlug MHP vor, diese durch ein vorgeschaltetes Document Understandig auf der UiPath Plattform zu unterstützen. Der anschließende Proof-of-Concept validierte dieses Vorgehen.
Alexander Gerlich: „RPA kann schnell und nahezu fehlerfrei repetitive Aufgaben erledigen, es eignet sich aber nicht für komplexe Aufgaben, wenn Daten z.B. in unstrukturierter Form vorliegen. Das vorgeschaltete Document Understanding hilft, indem es diese Daten in eine verständliche Form überführt. Dafür ist lediglich ein vorangehendes Training mit Musterdaten nötig.“
Um dieses Vorgehen auszutesten, beschränkte sich das Projektteam zunächst auf die Lieferanten mit den häufigsten Anlieferungen und den größten Einsparpotenzialen. Zudem wurde jede Datenerfassung manuell kontrolliert, um die Genauigkeit einzuschätzen. Damit stand das Konzept auf zwei Säulen:
1. Scannen/Auslesen der Lieferscheine, Umwandlung der unstrukturierten in strukturierte Daten mit UiPath, inklusive Human-in-the-loop-Ansatz.
2. Wareneingangsbuchung in SAP durch RPA inklusive Hinterlegung der Lieferantenbewertung, um die Lagerbestände im Warenwirtschaftssystem automatisch fortzuschreiben.
Eine Genauigkeit von mehr als 99 Prozent
Dank des Konzepts gelang es dem Projektteam schließlich, die Teil-Automatisierung des Wareneingangs in wenigen Wochen umzusetzen. Mit minimalem Invest wurde für die wichtigsten Lieferanten eine Genauigkeit von mehr als rund 99 Prozent erreicht. Gleichzeitig sanken die durchschnittlichen Durchlaufzeiten und die Prozesskosten. Da für die Neugestaltung des Wareneingangs keine größeren Anschaffungen benötigt wurden, erreichte Raumedic schnell den Return on Investment.
