Die Abrechnung von Lagerleistungen ist ein zeitaufwendiger Prozess. Und selbst, nachdem Aktivitäten aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen, Positionen manuell bewertet und Zusatzkosten nachgepflegt wurden, bleiben am Ende oft Rückfragen. Denn häufig ist etwa die Herleitung einzelner Kostenzeilen nicht sauber nachvollziehbar. Mit LEA Reply 3PL Billing stellt Logistics Reply ein Modul zur Verfügung, das die Berechnung und Verwaltung von Lagerkosten automatisiert. Grundlage sind Bewegungs- und Aktivitätsdaten aus dem WMS, die manuell um zusätzliche, extern verursachte Kosten ergänzt werden können.
Abrechnungsereignisse automatisiert aus dem WMS übernehmen
In vielen Logistik- und Fulfillment-Setups ist die operative Abwicklung im Lager längst digitalisiert. Die Abrechnung wirkt hingegen häufig noch wie ein Relikt aus einer anderen Zeit: Sie ist geprägt von manueller Datensammlung, Medienbrüchen und aufwendigen Plausibilisierungen. LEA Reply 3PL Billing unterstützt den Prozess der Kostenberechnung und -verwaltung, indem es Abrechnungsereignisse als ‚Billing Events‘ automatisiert aus dem WMS übernimmt. Leistungen, die das System nicht erfasst, wie etwa Rechnungen externer Lieferanten, können manuell ergänzt werden. So wird eine vollständige Kostendeckung sichergestellt.
Das Modul ist entlang eines klar strukturierten Prozessmodells aufgebaut, das bei der Konfiguration beginnt. In dieser Phase werden die vertraglichen Vereinbarungen, Kostenstrukturen und Abrechnungsregeln festgelegt. Dazu gehören Stammdaten zu Auftragnehmer und Auftraggeber, Mapping-Regeln zur Identifikation von Aktivitäten sowie Verträge und Ratenmodelle je Aktivitätstyp. Anschließend erfasst das System alle abrechnungsrelevanten Lageraktivitäten und manuell ergänzten Zusatzkosten, ordnet diese den passenden Verträgen und Raten zu und berechnet die Kosten automatisch nach Aktivitätstyp. Nutzer können diese prüfen, freigeben oder ablehnen, bevor das Modul im letzten Schritt alle Kostenzeilen in einer Proforma-Rechnung zusammenführt. Diese steht zur Visualisierung bereit und kann als Excel oder PDF exportiert werden.
Kostentransparenz und Vertragskonformität
Die automatisierte, regelbasierte Zuordnung und Bewertung von Aktivitäten schafft Kostentransparenz und stärkt die Vertragskonformität, da jede Aktivität gemäß den vereinbarten Regeln und Raten abgerechnet wird. Gleichzeitig reduziert das Modul den Aufwand für manuelle Datensammlung und -bewertung, minimiert Fehlerquellen und spart Zeit. Die Kombination aus WMS-getriebenen Ereignissen und manuell ergänzbaren Leistungen erhöht zudem die Flexibilität und macht das Modul besonders anpassungsfähig. Das ist insbesondere in Geschäftsmodellen, in denen unterschiedliche Vereinbarungen, Leistungsarten oder Zusatzkosten abgebildet werden müssen, ein großer Vorteil.
„Digitalisierung sollte nicht bei der operativen Lagerabwicklung stehen bleiben. Eine automatisierte, nachvollziehbare Abrechnung macht den Schritt von der Lageraktivität zur Proforma-Rechnung nahtlos“, sagt Alexander Edelmann, Partner bei Logistics Reply. „Mit LEA Reply 3PL Billing geben wir unseren Kunden ein Werkzeug an die Hand, das die Abrechnung von Lagerleistungen von einer lästigen, fehleranfälligen Pflicht zu einem transparenten Steuerungselement macht.“
