MFPs als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt fungieren weniger als Output- denn als Input-Schnittstelle. Soll bedeuten: Statt Papierdokumente auszudrucken (Output), nehmen sie vermehrt Informationen aus Papierdokumenten auf, die elektronisch weiterverarbeitet werden (Input). Angekoppelt an die entsprechenden Software- und Workflow-Lösungen werden dadurch viele Arbeitsschritte bei der Dokumenten- und Informationsverarbeitung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Mit welchen Lösungen die MFPs verzahnt und welche Arbeitsschritte vereinfacht werden sollen, wird in jedem Einzelfall mit dem Anwender besprochen und entsprechend umgesetzt. Dabei schlagen die Experten konkrete Software-Tools vor, die Prozesse verbessern und eine effektivere Nutzung der Druckerflotte ermöglichen.
Ziel jeder Beratung ist es, ein Verständnis für die Prozesse und die dahinterliegenden Strukturen zu gewinnen. So können zugleich Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Ratsam ist es, immer einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, der genau die spezifischen Anforderungen des Anwenders beleuchtet. Die Vorteile: Auf der strategischen Ebene profitieren diese von standardisierten Prozessen, die Kosten- und Synergieeffekte freisetzen, Ressourcen für neue Aufgaben im Rahmen der Digitalisierung schaffen und Mitarbeiter entlasten. Operativ geht es konkret um eine vereinfachte Kontrolle durch engmaschiges Monitoring der Drucker- und Kopierhardware sowie eine hohe Verfügbarkeit und angemessene Datensicherheit. Ebenso wie bei der Hardware ist auch beim Einsatz von Softwarelösungen ein Soll-Ist-Vergleich sinnvoll, um die Effizienzsteigerungen darzustellen.
Dritter Schritt: die Umsetzung
Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Das greift allerdings zu kurz, denn mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die neuen Workflows sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich damit umgehen. Die Beschäftigten sehen vor allem, dass Drucker aus ihrem Büro verschwinden und stattdessen MFPs in den Druckerräumen stehen, auf die mehrere Büros zugreifen. Und sie merken, dass vertraute Arbeitsabläufe abgelöst werden. Für sie ist das etwas Neues – und das Neue macht immer etwas Angst, weil es unbekannt ist. Deshalb ist es wichtig, bereits frühzeitig zu kommunizieren, inwieweit die neuen Workflows die Arbeit nicht nur effizienter, sondern vor allem bequemer machen. Darum sollten Schulungen immer Bestandteil des Lösungspakets sein: Sobald die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorteile der neuen Workflows selbst erleben, verschwindet das Misstrauen gegenüber dem Neuen.
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