Drucker sind wie Schiedsrichter: Je weniger man sie wahrnimmt, desto besser erledigen sie ihren Job. Drucker sind nonstop am Drucken, Kopieren und Scannen. Und weil sie so viel draufhaben, haben sich diese als MFPs, also Multifunktionsprinter, in den Büros etabliert.
Wehe, sie funktionieren mal nicht. Erst dann stellt die Belegschaft fest, wie wichtig Drucker dafür sind, um den Betrieb am Laufen zu halten. Jeder Papierstau sorgt für eine kleine Krise, die Suche nach der passenden Tonerkartusche – „Warum haben wir die nicht rechtzeitig nachbestellt?“ – kann sich zu einer lautstarken Debatte ausweiten.
Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre sind Geräte verschiedener Hersteller angeschafft worden. Mit unterschiedlichen Kartuschen, unterschiedlichen Wartungsverträgen und sogar unterschiedlichen Methoden, um Papierstaus zu beseitigen. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System – an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige „Flotte“ aufbauen. Das spart Nerven – und Geld.
Überblick über die Kosten gewinnen
Wer Geld sparen will, muss um seine aktuellen Kosten wissen. Umfragen bestätigen immer wieder aufs Neue, dass in den meisten Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten durch
- dezentrale Strukturen
- unterschiedliche Zuständigkeiten (Drucker und MFPs: IT-Abteilung; Tinte, Toner und Papier: Sekretariat)
- internen administrativen Aufwand
- vermeidbare Störfälle
- hohen Stromverbrauch
werden nicht erfasst. Das ändert sich durch die umfassende Analyse: Mehr als 20 Prozent der Kosten können durch Managed Document Services, kurz MDS, eingespart werden.
Wie funktioniert eine MDS-Analyse?
Das Prinzip der MDS-Analyse ist simpel. Ein spezialisierter Dienstleister analysiert den bestehenden Gerätepark. Parallel wird untersucht, wie viele Geräte mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraufhin wird ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus MFPs und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und umgesetzt. Die neue Geräteflotte kann via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert werden.
Eine MDS-Analyse bietet sich zudem als Anlass an, die eigene Druckerflotte sicherer zu machen. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhöhen die Sicherheitsstandards für Drucker und MFPs erheblich. Moderne Geräte arbeiten mit Benutzerauthentifizierung und verschlüsselten Festplatten, um Daten und Dokumente vor unautorisierten Zugriffen zu schützen. Vom ersten Besuch bis zur Präsentation der Analyse dauert es im Idealfall vier bis acht Wochen. Bei dieser Präsentation werden bereits auch Lösungsansätze vorgestellt. Die Umsetzung dauert erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate.
Erster Schritt: die Analyse
Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Drucker und MFPs? Was gibt es an Scannern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien? Es ist ratsam die MDS-Analyse damit zu beginnen, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Drucker sowie Fax- und ähnliche Geräte zu erfassen. Dafür wird vorab eine Analysevereinbarung geschlossen, bei der geklärt wird, inwieweit die MDS-Analyse kostenfrei sein kann. Bei der Analyse schauen sich die Experten idealerweise auch die IT-Umgebung an, in der die Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist.
