Anzeige

Anzeige

Lesedauer: 12 min
6. Oktober 2021
Drei Schritten zur optimalen Druckerlandschaft
Der Wildwuchs an Bürodruckern muss nicht akzeptiert werden. Ein durchdachtes Konzept für die Druckerflotte erspart Ärger und Kosten. Den Weg dorthin ebnet die MDS-Analyse: Mit ihr wird ein stimmiges System installiert und die Effizienz gesteigert. Zugleich treibt der Workflow die digitale Transformation im Unternehmens voran.
 Mittels MDS-Analyse lässt sich aus dem eigenen Druckerpark eine stimmige "Flotte" aufbauen. Das spart Nerven und senkt die Kosten.
Mittels MDS-Analyse lässt sich aus dem eigenen Druckerpark eine stimmige „Flotte“ aufbauen. Das spart Nerven und senkt die Kosten.Bild: TA Triumph-Adler GmbH

Drucker sind wie Schiedsrichter: Je weniger man sie wahrnimmt, desto besser erledigen sie ihren Job. Drucker sind nonstop am Drucken, Kopieren und Scannen. Und weil sie so viel draufhaben, haben sich diese als MFPs, also Multifunktionsprinter, in den Büros etabliert.

Wehe, sie funktionieren mal nicht. Erst dann stellt die Belegschaft fest, wie wichtig Drucker dafür sind, um den Betrieb am Laufen zu halten. Jeder Papierstau sorgt für eine kleine Krise, die Suche nach der passenden Tonerkartusche – „Warum haben wir die nicht rechtzeitig nachbestellt?“ – kann sich zu einer lautstarken Debatte ausweiten.

Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre sind Geräte verschiedener Hersteller angeschafft worden. Mit unterschiedlichen Kartuschen, unterschiedlichen Wartungsverträgen und sogar unterschiedlichen Methoden, um Papierstaus zu beseitigen. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System – an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige „Flotte“ aufbauen. Das spart Nerven – und Geld.

Überblick über die Kosten gewinnen

Wer Geld sparen will, muss um seine aktuellen Kosten wissen. Umfragen bestätigen immer wieder aufs Neue, dass in den meisten Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten durch

  • dezentrale Strukturen
  • unterschiedliche Zuständigkeiten (Drucker und MFPs: IT-Abteilung; Tinte, Toner und Papier: Sekretariat)
  • internen administrativen Aufwand
  • vermeidbare Störfälle
  • hohen Stromverbrauch

werden nicht erfasst. Das ändert sich durch die umfassende Analyse: Mehr als 20 Prozent der Kosten können durch Managed Document Services, kurz MDS, eingespart werden.

Wie funktioniert eine MDS-Analyse?

Das Prinzip der MDS-Analyse ist simpel. Ein spezialisierter Dienstleister analysiert den bestehenden Gerätepark. Parallel wird untersucht, wie viele Geräte mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraufhin wird ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus MFPs und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und umgesetzt. Die neue Geräteflotte kann via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert werden.

Eine MDS-Analyse bietet sich zudem als Anlass an, die eigene Druckerflotte sicherer zu machen. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhöhen die Sicherheitsstandards für Drucker und MFPs erheblich. Moderne Geräte arbeiten mit Benutzerauthentifizierung und verschlüsselten Festplatten, um Daten und Dokumente vor unautorisierten Zugriffen zu schützen. Vom ersten Besuch bis zur Präsentation der Analyse dauert es im Idealfall vier bis acht Wochen. Bei dieser Präsentation werden bereits auch Lösungsansätze vorgestellt. Die Umsetzung dauert erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate.

Erster Schritt: die Analyse

Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Drucker und MFPs? Was gibt es an Scannern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien? Es ist ratsam die MDS-Analyse damit zu beginnen, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Drucker sowie Fax- und ähnliche Geräte zu erfassen. Dafür wird vorab eine Analysevereinbarung geschlossen, bei der geklärt wird, inwieweit die MDS-Analyse kostenfrei sein kann. Bei der Analyse schauen sich die Experten idealerweise auch die IT-Umgebung an, in der die Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist.

Seiten: 1 2 3Auf einer Seite lesen

TA Triumph-Adler GmbH
http://www.triumph-adler.de

Das könnte Sie auch interessieren

Bild: Still GmbH
Bild: Still GmbH
Herstellerumfrage: Flurförderzeuge im Spannungsfeld von E-Commerce und KI

Herstellerumfrage: Flurförderzeuge im Spannungsfeld von E-Commerce und KI

Mit der diesjährigen Herstellerumfrage adressiert dhf Intralogistik die Themen Märkte und Fahrzeugtechnik. Vor dem Hintergrund des boomenden E-Commerce und der rasanten Weiterentwicklung von Technologien wie künstliche Intelligenz und Machine Learning stellen Kunden hohe Anforderungen in Sachen TCO, Effizienz und Sicherheit. Sich den aktuellen Trends bewusst, haben Flurförderzeughersteller schon heute für nahezu jedes
Einsatzszenario die passende Lösung parat.

Bild: Vollert Anlagenbau GmbH
Bild: Vollert Anlagenbau GmbH
Herstellerumfrage: Nahtlose Integration  in Produktion und Logistiker

Herstellerumfrage: Nahtlose Integration in Produktion und Logistiker

Prozessautomatisierung und zustandsbasierte Instandhaltung sind bestimmende Themen bei Krananlagen. Digitale Technologien sorgen für höchste Effizienz, Sicherheit und Zuverlässigkeit im Betrieb. Mit welchen Ansätzen Hersteller aktuell auf diese Entwicklung reagieren und mit welchen Lösungen sie Arbeitsprozesse noch weiter optimieren, zeigt die neueste Marktumfrage von dhf Intralogistik.

Bild: Dönges GmbH & Co. KG
Bild: Dönges GmbH & Co. KG
Logistischer Systemwechsel

Logistischer Systemwechsel

Rund 100.000 Artikel für Feuerwehr, Bundeswehr und Telekommunikationsfirmen führen die Schwesterfirmen Dönges und Wetec im Sortiment. Bei laufendem Betrieb wurde Ende 2020 der Stammsitz verlegt und ein Systemwechsel beim neuen Logistikzentrum vollzogen. Im Hochregal- und Blocklager bildet jetzt Stellplatzkennzeichnung von ONK die Basis für schnelle und fehlerfreie Ein- und Auslagerungsprozesse sowie Inventuren.

Bild: Leogistics GmbH
Bild: Leogistics GmbH
Besondere Herausforderungen an die Lagerverwaltung

Besondere Herausforderungen an die Lagerverwaltung

Gerade während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig die logistischen Prozesse rund um pharmazeutische Güter sind. Ebenso komplex sind auch die Anforderungen an Lagerverwaltungssysteme in der Pharma-Industrie. SAP EWM bietet jedoch viele zentrale Lösungsbestandteile Out-of-the-box, wie Quality Inspection Engine, Lagerverwaltungsmonitor, Chargenverwaltung, Restriktionen bei der Einlagerung und eine Schnittstelle in die Gefahrgutverwaltung SAP EH&S.

Anzeige