Das ist die Pflicht. Die Kür bei Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb werden Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich feststellen, wo es derzeit Probleme gibt – und wie sie sinnvoll zu beseitigen sind. Ziel der MDS-Analyse ist es, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Mit einer optimierten Druckerflotte und effizienten Prozessen lässt sich die Zukunft gewinnen.
Die drei Phasen der Analyse: Phase 1 – Ziel vereinbaren Was soll mit der Analyse erreicht werden? Auf der Grundlage Analysevereinbarung erarbeiten Unternehmen und Analysepartner eine detaillierte Checkliste samt Zeitplan. Dabei stellen die Unternehmensverantwortlichen Kopien von allen Unterlagen zur Verfügung, die notwendig sind, um die aktuellen Kosten zu bestimmen.
Phase 2 – Ist-Zustand erfassen
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in die Analyse involviert sind, werden informiert und mit ihren Aufgaben vertraut gemacht. Alle Geräte werden inventarisiert, samt den technischen und kaufmännischen Daten. Dabei werden zugleich Gespräche mit den Mitarbeitern geführt, um von Wünschen und etwaigen Problemen zu erfahren.
Phase 3 – Konzept entwickeln, beschließen und umsetzen
Aus den gewonnenen Erkenntnissen wird ein Konzept für die optimale Druckerflotte entwickelt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dieses Konzept für Hard- und Software und nicht zuletzt für Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin auf und liefert die notwendigen Messkriterien.
Zweiter Schritt: das Konzept
Die Ergebnisse der Analyse fügen sich zu einem stimmigen Konzept für Hardware, Services und Software zusammen. Denn die Hardware spielt die Musik. Um die Druckerflotte zu optimieren, gibt es verbindliche Vorgaben, wie viele Geräte gebraucht werden und wo sie stehen sollen. MFPs in Druckerräumen sind sinnvoller und kostensparender als ein Drucker für jedes Büro. Zugleich wird eine Marschroute festgelegt, um den Wildwuchs an Modellen und Herstellern kurz- bis mittelfristig zu beseitigen. Die Aufgaben umfassen im ersten Schritt also einen optimierten Mix von Druckern und MFPs sowie von Farbe und Schwarz- Weiß zu skizzieren sowie die dafür nötigen Drucker und MFPs auszutauschen oder zu beschaffen
Zu einem validen Konzept zählt auch, die Sicherheitseinstellungen der MFPs zu optimieren und die Lagerkosten für Zubehör wie Tonerkartuschen zu verringern.
Der Service erzeugt Mehrwert
Da das Thema „Drucken“ nicht unbedingt zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens zählt, ist es für sie sinnvoll, diese Aufgaben auszulagern. Serviceleistungen wie Tonerstandsmeldung und -bestellung, Wartungsmeldung, Fehlermeldung, Zählerstandsmeldung, Monitoring und Kostenstellenabrechnung übernehmen die Betreiber von Druckerflotten gern. Mit den Informationen werden sie direkt von den modernen Drucksystemen versorgt.
Die Software macht den Unterschied
Auf dem optimierten Gerätepark samt Servicepaket basiert der nächste Schritt im Konzept: effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement. Abgedeckt wird der gesamte „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt. Das bringt Drucksysteme an eine Schlüsselposition für digitale Prozesse.
