Die Containerwand wird zum Kanban-Board
Den Überblick über den aktuellen Projektstand zu behalten, war eine Herausforderung. Hier fanden die Projektpartner eine pragmatische wie wirkungsvolle Lösung: Eine riesige Containerwand wurde in ein Kanban-Board umfunktioniert. Alle Teilaufgaben und Arbeitspakete wurden einzeln notiert. Die entsprechenden Magnetkärtchen füllten schließlich die Wand in kompletter Breite und Höhe. Je nach Stand der Umsetzung konnten so alle Aufgaben den jeweiligen Projektphasen zugeordnet werden, von Feinkonzept, Entwicklung, Test und Weiterentwicklung bis hin zu Anwendertests und Schulung.
Im August und September wurden die ersten Integrationstests durchgeführt – erstmals in vollem Umfang, mit allen angrenzenden Modulen, beginnend mit dem Bestellvorgang.
Als wichtige Aufgabe vor dem Go-live stand die Schulung der über 100 Mitarbeiter im neuen System an. Dafür wurde ein mehrstufiges Modell verwendet: Lead Key User, die von Anfang an am Projekt beteiligt waren, erstellten zunächst mit Hilfe von SAP Enable Now die Schulungsunterlagen für die Key User, wie etwa Schichtführer und Lagerverantwortliche. Diese übernahmen dann wiederum die Einweisung in ihren jeweiligen Abteilungen. Auch hier unterstützte FIS umfangreich. So wurden mehrere Verantwortliche vom Standort Schwarzheide bereits mit geschult.
Überraschendes Finale: Schnelle Lasterhöhung zum Go-live
Am Ende wurde es noch einmal spannend: „Zum Go-live hatten wir eine Anlauf-Phase über vier Wochen geplant. Wir wollten mit 30 Prozent des üblichen Volumens beginnen, dann allmählich auf 100 Prozent hochfahren“, berichtet Uwe Schäfer. Es kam ganz anders. Die Saison begann so stark, dass schon vom ersten Tag an deutlich höhere Volumina im Lager abfertigt werden mussten, als je geplant war – und es funktionierte. Der Plan wurde sogar überboten. „Alle Lkw sind vom Hof gerollt und wir hatten keinen einzigen Tag mit Systemausfall“, so Schäfer. „Ein Go-live, wie wir ihn uns nach dem zunächst schwierigen Projektverlauf nicht erträumt hätten“. Auch die Geschäftsleitung und die Fachkollegen seien äußerst zufrieden gewesen, speziell mit dem Go-live im Logistikbereich.
Im Ergebnis konnten am Standort Königsberg alle SAP-Module eingeführt werden. Zudem wurde der Tourenplan, das Prüf- und Qualitätsmanagement und das Hochregal über eine eigene Schnittstelle an das neue S/4HANA-System angebunden. Das Vorgehen dient nun als Template für die Umsetzung in den anderen Lagern des Herstellers.
„Die Berater von FIS haben uns vor allem durch ihre hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität überzeugt, durch ihre Motivation, wo immer erforderlich, zu unterstützen“, resümiert Uwe Schäfer. Das Familienunternehmen war so zufrieden mit der Zusammenarbeit mit FIS, dass weitere Projekte bereits geplant und teilweise realisiert wurden, wie beispielsweise der weiterführende Support nach dem EWM-Go-live sowie die Software-Überlassung des SAP-basierten Stammdatenpflege-Tools.
