Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist mit großen Chancen und vielfältigen Herausforderungen verbunden. Entsprechend wichtig ist eine strategische Zieldefinition, eine gute Vorbereitung, aber auch große Sorgfalt bei der Projektumsetzung. Wenn Unternehmen in einem solch umfassenden Projekt lediglich die reibungslose technische Umsetzung als Ziel verfolgen, werden enorme Chancen verschenkt. Altbekannte Abläufe werden dann bloß in das neue ERP-System überführt, anstatt Optimierungspotenziale zu berücksichtigen und zu implementieren. Es sollte aber in einem solchen Projekt um die Erschließung von strategischen Wettbewerbsvorteilen gehen. Entscheider können die Gelegenheit nutzen, ihr zukunftsorientiertes Geschäftsmodell – im Sinne eines intelligenten Unternehmens – mit den neuen Möglichkeiten von SAP S/4HANA abzubilden.
SAP S/4HANA bietet zahlreiche Möglichkeiten, um ein digitales und intelligentes Unternehmen zu erlangen, wie zum Beispiel:
- neue, optimierte und automatisierte Geschäftsprozesse,
- End-to-End-Geschäftsprozesse und Analysen,
- Datenverarbeitung in Echtzeit als Basis für fundierte Entscheidungen auf Knopfdruck,
- integrierte, offene Technologien und Prozesse,
- ein vereinfachtes Datenmodell sowie
- eine moderne und nutzerfreundliche Bedienoberfläche.
Aus strategischer Sicht zahlt ein Umstieg vom in die Jahre gekommenen SAP ECC System zur SAP S/4HANA Echtzeit-ERP-Suite nachhaltig auf die Unternehmensstrategie ein. Unternehmen steigern so ihre Wettbewerbsfähigkeit und sichern sich Alleinstellungsmerkmale. Wie genau das gelingen kann – dazu im Folgenden einige Erfahrungen aus bisherigen Umstiegs-Projekten.
Business Case als Entscheidungsgrundlage
Die Transition auf SAP S/4HANA ist eine Investition in die digitale Zukunft, bei der Unternehmen durch leistungsstarke Technologien und optimierte End-to-End Geschäftsprozesse eine verbesserte Wertschöpfung erhalten. Unter diesem Aspekt sollten das Zielbild und die damit verbundenen Projektziele zu Beginn des Transition-Projekts detailliert betrachtet werden. Hieraus lässt sich eine SAP S/4HANA Roadmap für die zukünftige Umsetzung ableiten.
In bisherigen Kundenprojekten hat es sich bewährt, einen individuellen Business Case für die SAP S/4HANA Transition zu ermitteln. Die Investition wird dabei dem angestrebten Nutzen gegenübergestellt. Der Nutzen lässt sich in Kategorien wie beispielsweise quantifizierbarer, schwer quantifizierbarer und qualitativer Nutzen einteilen. Grundsätzlich sollten Antworten zu folgenden Ebenen formuliert und in Einklang gebracht werden:
- Unternehmensebene: Warum machen wir die Transition?
- Technische Bewertung: Was genau wird aus technischer Sicht benötigt?
- Bewertung der Transformation: Wie soll das Projekt ablaufen?
Mit entsprechenden SAP-Werkzeugen für ERP-Systeme kann der Business Case erstellt werden. Das SAP-Tool „Process Discovery“ kommt für eine Prozessbewertung und ein Benchmarking mit vergleichbaren Unternehmen zum Einsatz. Der SAP Readiness Check beantwortet technologische Fragestellungen für einen Umstieg auf SAP S/4HANA und zeigt das Automatisierungspotenzial von Geschäftsprozessen auf. Erfahrene IT-Berater unterstützen bei der Interpretation der Ergebnisse dieser Tools und geben Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen.
Prozesse digital denken
Als nächstes müssen die Unternehmensprozesse detailliert betrachtet werden. Die letzte ERP-Implementierung im Unternehmen liegt in der Regel bereits mehrere Jahre, meist sogar Jahrzehnte, zurück. Die zum damaligen Zeitpunkt hinterlegten Prozesse sind heute oft nicht mehr effizient oder entsprechen nicht mehr vollständig den tatsächlichen Abläufen.
Diese Prozesse einfach zu übernehmen oder lediglich auf den aktuellen Stand zu bringen, genügt aber nicht. Fragen, die Prozessverantwortliche beantworten müssen, sind unter anderem:
- Sind Schwachstellen zum aktuellen Prozess bereits bekannt?
- Ist der Ressourcen-Verbrauch (z. B. Personal, Finanzmittel, Sachmittel) zu hoch?
- Können Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?
- Wie sollten die Prozesse aufgesetzt sein, um auch zukünftige Entwicklungen zu berücksichtigen?
Besonders spannend dabei sind die neuen Möglichkeiten, die sich mit SAP S/4HANA erschließen lassen. Mit Hilfe von SAP S/4HANA sind digitalisierte End-to-End-Prozesse umsetzbar, die bereichsübergreifend die gesamte Wertschöpfungskette abbilden, wie zum Beispiel Design-to-Operate, Quote-to-Cash oder Hire-to-Retire. Solche übergreifenden Geschäftsprozesse können im Rahmen eines Transition-Projekts genutzt werden – beispielsweise um überflüssige Prozessschritte zu eliminieren, Medienbrüchen zu vermeiden oder Prozesse zu automatisieren. In diesem Zusammenhang können häufig auch Teilprozesse, die zuvor nur über Drittsysteme abgebildet werden konnten, direkt in SAP integriert werden. So sind die Prozesse durchgängig im ERP-System abgebildet und alle Mitarbeiter arbeiten in einem gemeinsamen System mit denselben, stets aktuellen Daten.
Stammdaten als Erfolgsfaktor
Bei all der Neuausrichtung darf ein Kernthema nicht außer Acht gelassen werden: die Stammdaten und das damit verbundene Stammdatenmanagement. Die besten Technologien zur Datenanalyse und -auswertung nutzen wenig, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht korrekt und konsistent sind. Die Stammdaten sind der Schlüssel zum Erfolg für jedes ERP-Projekt – für die es ebenfalls spezielle Werkzeuge gibt.
