In vielen Bereichen ist die Intralogistik noch immer von einem hohen Aufwand an manueller Dokumentenverarbeitung geprägt. Vom Eingang von Rechnungen, die nach wie vor von der Post zugestellt werden, bis hin zu Kundenaufträgen, die via Fax eintreffen: Mitarbeiter müssen Dokumente häufig einzeln in die Hand nehmen und digitalisieren, um die Informationen weiter zu verarbeiten. Dieses Vorgehen ist meist nicht nur fehleranfällig, sondern verursacht auch einen hohen Arbeitsaufwand und dadurch unnötige Kosten. Aus diesem Grund greifen Transport- und Logistikunternehmen mittlerweile auf moderne technische Lösungen zurück, wie ein Beispiel eines großen, deutschen Marktführers zeigt: Dieser hatte sich vor ein paar Jahren dazu entschieden, mithilfe von Robotic Process Automation- und Content Intelligence-Lösungen effizientere Prozesse einzuführen – mit einem überzeugenden Ergebnis.
Passende kognitive Skills
Moderne technische Lösungen können in wenigen Schritten diese Vorgänge vereinfachen und automatisieren: Aktuelle Systeme, die sogenannte RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) mit Content Intelligence verbinden, bilden eine wichtige Grundlage zur automatisierten Dokumentenverarbeitung. Hierbei werden digitale Mitarbeiter – die man sich als automatisierte technische Helfer vorstellen kann – mit kognitiven Skills ausgestattet. Diese ermöglichen es ihnen, beliebige Papier-Dokumente zu lesen und die Inhalte darin zu verstehen. Darauf basierend können sie dann Bedeutungen aus den Dokumenten automatisiert herauslesen, zügig weiterverarbeiten und letztendlich dabei helfen, bessere Unternehmensentscheidungen zu treffen.
Diese Skills finden beispielsweise eine ideale Anwendung in der Rechnungsautomatisierung in der Logistik. Hier kann der Einsatz solcher Systeme den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung über die Erkennung und das Auslesen von Inhalten, der sogenannten Feldextraktion, bis hin zur Validierung von Daten automatisieren. Wo früher ein großer und wartungsaufwändiger Scanner notwendig war, um Dokumente zu digitalisieren, können Mitarbeiter nun Rechnungsdaten ganz einfach per Handykamera erfassen und automatisch mit Bestellungen, Versandscheinen oder Zustellnachweisen abgleichen. Dies spart für einzelne Mitarbeiter viel Zeit und beschleunigt die internen Prozesse: nachfolgende Mitarbeiter, die auf diese Informationen angewiesen sind, können schneller Zahlungen an Lieferanten vornehmen, was zu einer zunehmenden Zufriedenheit von Vertragspartnern führt.
Fehlervermeidung durch Prozessautomatisierung
Durch diese Automatisierung werden zudem Mitarbeiter entlastet, die ansonsten viel Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen oder anderen Dokumenten verbringen müssten. Diese Mitarbeiter können sich dann intensiver um anspruchsvollere Aufgaben kümmern und ihre allgemeine Produktivität steigern. Darüber hinaus erledigen digitale Mitarbeiter diese Aufgaben schneller als ihre menschlichen Pendants. Somit kann die Bearbeitungszeit von Anfragen und Rechnungen verringert werden, was wiederrum die Anzahl verspäteter Zahlungen reduziert. Die manuelle Dokumentenverarbeitung ist aber nicht nur sehr zeitintensiv, sondern durch die repetitive Natur der Aufgabe auch äußert fehleranfällig. Viele Fehler können daher durch die Automatisierung der Prozesse vermieden werden. Weiterhin sparen verbesserte und automatisierte Prozesse Kosten ein, die Unternehmen sowohl in den Kundenservice als auch in neue Innovationen und Projekte investieren können.
Vor ein paar Jahren setzte sich ein großes deutsches Logistikunternehmen ein ambitioniertes Ziel: Innerhalb von fünf bis sechs Jahren sollten die Prozesse des Unternehmens effizienter gestaltet werden. Zu Beginn des Projektes galt der Fokus der Rechnungsautomatisierung. Bereits nach einem Jahr hatte es das Unternehmen geschafft, durch den Einsatz von RPA- und Content Intelligence-Lösungen 90 Prozent der Rechnungsvorgänge zu automatisieren. Eine weitere Herausforderung, die durch den Einsatz dieser Lösungen bewältigt werden konnte, waren die unterschiedlichen Formate von Rechnungen, die im Postfach eingingen, an denen klassische SAP-Lösungen bisher scheiterten.
Nach diesen positiven Erfahrungen innerhalb der Finanzabteilung rollte das Unternehmen die Maßnahmen weiter aus und weitete die Umsetzung auf andere Abteilungen wie das Beschaffungswesen und die Personalabteilung aus. Schon nach kürzester Zeit resultierte der Einsatz von entsprechenden RPA- und Content Intelligence-Lösungen in verschiedenen Bereichen in einer Effizienzsteigerung von bis zu 70 Prozent. Insgesamt war das Logistikunternehmen somit in der Lage, Transaktionskosten durch global standardisierte Prozesse zu reduzieren.
