So ist es teilweise nicht möglich, auf klassische Projektvorgehensweisen, wie dem Schreiben eines Lastenheftes, zu verzichten. Hierfür ist es sinnvoll, sich von neutraler Stelle durch Experten wie das „Team warehouse logistics“ des Fraunhofer Instituts für Materialfluss und Logistik IML unterstützen zu lassen. Das „Team warehouse logistics“ bietet unter www.warehouse-logistics.com seit 20 Jahren eine der führenden Plattformen zur anforderungsgerechten Auswahl von Warehouse Management Systemen und unterstützt Unternehmen bei der Identifikation ihrer Logistik IT-Bedarfe. Ein fundiertes Lastenheft bietet die Basis für eine aussagekräftige Kostenkalkulation, bei der die Angebote verschiedener Anbieter gegenübergestellt werden können. Sowohl im Rahmen der Anbieterauswahl als auch in der Realisierungsphase macht der Einsatz gezielter agiler Methoden wiederum Sinn um Entscheidungsfindungen zu beschleunigen und iterativ Verbesserungen zu integrieren.
Beispiele für eine agile Projektgestaltung
Im Rahmen der Einführung und Auswahl von Digitalisierungswerkzeugen und Logistik IT gibt es unterschiedliche Bereiche, in denen agile Methoden Anwendung finden und einen Mehrwert bringen können.
User Stories sind kurz und knapp, jedoch detailliert und präzise geschrieben. Durch die Verwendung von Alltagssprache sind sie zudem leicht verständlich. Sogenannte Story Points werden dabei besonders für die Priorisierung von initialen Backlogs (Aufgabenspeicher) verwendet. Die folgende Übersicht zeigt Aspekte, bei denen User Stories besonders geeignet sind:
Wichtige Prozesse bzw. Prozessschritte
- (z.B. marktbereichsreine Bildung von Ladungsträgern für Baumarktfilialen)
- Exoten (z.B. kontingentierte Minderzuteilung im Retailbereich/Shop-Belieferung)
- Spezialwünsche (z.B. Onlineabfrage von Wetterdaten am Zielort, um einen geeigneten Karton für den Versand auszuwählen)
- Spezialfälle (z.B. Behandlung von Kundenaufträgen, die per Luftfracht versendet werden)
- Funktionalitäten, die benötigt werden, zu denen der Auftraggeber aber noch keine konkreten Vorstellungen/Ideen hat
Die User Stories können ebenfalls genutzt werden, um Anbieter in der Ausschreibungsphase miteinander zu „challengen“. Dazu stellen Software-Anbieter ihre Lösung zur definierten User Story im Rahmen einer Anbieterpräsentation vor. Storyboards sind skizzenhafte Darstellungen, die ursprünglich zur Visualisierung von Drehbüchern verwendet wurden. Mittlerweile dienen sie dazu, Anforderungen aus User Stories möglichst bildhaft in einem Kontext zu beschreiben. Im Rahmen von Digitalisierungsprojekten kann z.B. die Benutzerschnittstelle mit Storyboards, als eine Art von Mock-up beschrieben werden. Auch die Dokumentation des Projektfortschritts kann mit Hilfe von User Stories und Storyboards gestaltet werden. Burn Down Charts und Burn Up Charts sind Beispiele zum Abgleich des Soll- und Ist-Zustands.
Der Einsatz von Kanban bietet eine hohe Transparenz über den Projektfortschritt. Die Anzahl paralleler Aufgaben wird auf eine definierte Anzahl reduziert. Hiermit wird sichergestellt, dass Aufgaben möglichst schnell bearbeitet und abgeschlossen werden. Über regelmäßige „Dailies“ bzw. Stand-up-Meetings wird der aktuelle Projektstatus kommuniziert und eingegriffen, wenn z.B. Aufgaben nicht wie geplant bearbeitet werden können.
Sowohl Software-Anbieter als auch Kunden sehen die größten Schwierigkeiten des agilen Arbeitens bei der Vertragsgestaltung. Mit einer modularen Vertragsgestaltung können einzelne Beauftragungen nach und nach erfolgen sowie im Laufe der Zeit nochmals angepasst werden. Bei der Gestaltung des Vertrags nach dem Ansatz „Design to Cost“ wird ein maximales Budget gesetzt. In diesem Budget wird die kostengünstigste Lösung entwickelt. Mit einer Vertragsgestaltung nach ‚Time and Material‘ ist häufig zwar eine Budgetabschätzung im Voraus möglich, allerdings lässt sich der Vertrag bei Änderungen einfacher anpassen. Die Voraussetzung für eine agile Vertragsgestaltung ist allerdings ein Paradigmenwechsel sowie gegenseitiges Vertrauen.
Die Verwendung agiler Vorgehensweisen im Rahmen von Digitalisierungsprojekten kann durch die kontinuierliche, enge Zusammenarbeit und die hohe Transparenz zur Vereinfachung von formalen Prozessen (z.B. Abnahme des Pflichtenhefts) führen. Die Anpassungen von Standards hin zu individuellen Anforderungen ist innerhalb kürzerer Entwicklungszeiten realisierbar. Durch die enge Zusammenarbeit von Kunde und Software-Anbieter werden Feedbacks direkt ausgetauscht, Unstimmigkeiten zeitnah erkannt und Resultate schneller erzielt.
