Effiziente Prozesse durch digitale Intelligenz

Heutige Informationssysteme erzeugen riesige Datenmengen aus digitalen und physischen Quellen. Auf Basis der erfassen, zusammengeführten und analysierten Daten lassen sich Muster erkennen und Abläufe verstehen. Moderne Process-Intelligence-Plattformen unterstützen dabei, Logistikprozesse einfacher und hocheffektiv zu gestalten.
 Markus Pichler ist Vice President of Sales Europe bei Abbyy. Er verfügt über mehr als
20 Jahre Erfahrung in der Softwarebranche mit Fokus auf ECM, Informationserfassungs- sowie Daten- und Dokumentenmanagementprojekte.
Markus Pichler ist Vice President of Sales Europe bei Abbyy. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Softwarebranche mit Fokus auf ECM, Informationserfassungs- sowie Daten- und Dokumentenmanagementprojekte.Bild: Abbyy Europe GmbH

In Krisenzeiten wie der gegenwärtigen Corona-Pandemie zeigt sich einmal mehr, wie wichtig ein gut funktionierendes und stabiles Prozessmanagement innerhalb eines Unternehmens ist. Durch die stark eingeschränkten Kontaktmöglichkeiten und strengen Auflagen wurde der Austausch zwischen dem wichtigsten Faktor – den Menschen – massiv reduziert und verkompliziert. Auf einem Betriebsgelände müssen zum Beispiel Materialien und Waren schnell und möglichst termingenau koordiniert und bewegt werden. Ansonsten kann es in der Produktion oder in der Auslieferung zu Ausfällen oder Verspätungen kommen.

Digitalisierte Abläufe innerhalb der Intralogistik sind hierbei von Nutzen und Prozessanalyse-Lösungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der zur Verbesserung von Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit beiträgt. Prozessintelligenz-Technologien verbessern interne Vorgänge von der Bestellung bis zur Auslieferung, indem sie eine Rundumsicht über den gesamten Ablauf ermöglichen. Isolierte, eigenständige Systeme können so etwas in der Form nicht leisten und somit auch nicht den notwendigen und wertvollen Aufschluss geben.

Das Verständnis über die Prozesse ermöglicht Flexibilität

Während der Pandemie haben Unternehmen erkannt, dass sich die Arbeitsweise in der Branche ändern muss, um jedes Glied innerhalb der Intralogistik nahtlos miteinander zu verbinden. Unternehmen waren zu Beginn der Pandemie gezwungen, von einem Tag auf den anderen flexibel auf eine veränderte Lage bei Bestellungen und Aufträgen zu reagieren, was wiederum Auswirkungen auf die internen Warenbestellungen hatte. Das letzte Jahr hat gezeigt, dass die Nachfrage stark variierte und dadurch die Vorhersehbarkeit von Bestellungen, dem Einsatz von Personal und Auslieferungen herausfordernd wurde. Unternehmen, ohne entsprechende Tools und einem fortgeschrittenen Grad an Digitalisierung taten sich enorm schwer die notwendige Flexibilität zu erlangen, da sie keine tiefen Einblicke in ihre Prozesse hatten.

Erst durch einen transparent gestalteten Überblick und Echtzeit-Monitoring von den internen Abläufen können Verzögerungen, Engpässe oder sogar Schwachstellen aufgedeckt und noch behoben werden, bevor sie auftreten. Warnmeldungen in Form von Echtzeit-Alarmen können für eine Vielzahl von Szenarien individuell konfiguriert werden, zum Beispiel, wenn die Auslieferung einer Bestellung länger als eine bestimmte Anzahl an Tagen dauert oder wenn die Bearbeitung einer Rechnung länger als X Wochen in Anspruch nimmt. Zudem verbessert sich damit die Planbarkeit von Aufträgen, Personalbedarf sowie die Schnittstellen zur Lieferkette.

Automatisierungspotenziale in der Intralogistik erkennen

Innerhalb der Intralogistik gibt es Prozesse, die die Bereitstellung präziser Informationen erfordern, um intelligentere Geschäftsentscheidungen in Echtzeit treffen zu können ebenso wie den Zugriff auf kritische Daten wie beispielsweise Frachtbriefe, Lieferscheine, Packlisten oder Rechnungen. Nach wie vor wird ein Großteil der Handelssysteme über einen unübersichtlichen Mix an E-Mails, Papieren, Faxen und schlecht angepassten Excel-Tabellen abgewickelt. Dabei können Störungen durch manuelle Arbeitsschritte, wie das Versenden von E-Mails und das Aktualisieren von Datentabellen, für weitere Unterbrechungen in den Prozessen sorgen. Auch bei der Überwachung von Zeitplänen, Routen, Kontrollnummern und Inventar kann es zu ungewollten Fehlern kommen. Um die Abläufe in den Prozessen innerhalb der Intralogistik richtig zu erfassen und zu verstehen, wird ein höheres Maß an digitaler Intelligenz benötigt, die auch erkennt, wie sich eine intelligente Automatisierung auf die vor- und nachgelagerten Prozesse auswirkt. Zeitraubende Prozesse werden so aufgedeckt und gleichzeitig lassen sich ungünstige Bedingungen sofort vorhersagen, auf die umgehend reagiert werden kann. So kommen z.B. unter anderem bei Logistikunternehmen bereits intelligente Automatisierungslösungen wie die automatisierte Dokumentenverarbeitung zum Einsatz. Diese ermöglichen es, jährlich Millionen papierbasierte oder digital erstellte Dokumente mit strukturierten und unstrukturierten Inhalten in Form von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und vielen weiteren automatisiert zu erfassen, zentral zu klassifizieren, zu erkennen und anschließend regelbasiert und automatisch in gewünschte Dateiformate, Datenbanken oder andere Systeme zu exportieren. Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben, wie die Analyse von Trenddaten und die Erstellung von Prognosen und können sich verstärkt auf die Bearbeitung von Ausnahmefällen und Kundenbeziehungen konzentrieren.

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