‚Der schönste Tag im Leben‘ braucht eine punktgenaue Logistik. Damit eine Hochzeitsgesellschaft, Mitarbeiter beim Betriebsfest oder Fans bei einem Festival ausgelassen feiern können, ist viel organisatorischer Aufwand im Vorfeld nötig. Neben der geeigneten Location braucht es je nach Personenzahl reichlich Equipment: Partyzelte, Möbel, Cateringequipment und eine ansprechende Dekoration bilden den passenden Rahmen für jede Veranstaltung. Die Rent.Group schafft für ihre Kunden die passende Atmosphäre auf Events, Messen oder in Büros durch anspruchsvolles Designmobiliar. Mit dem Konzept ‚gemietet statt gekauft‘ realisiert die europaweit agierende Rent.Group eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft. Für Kunden ist die Anlieferung von Tischen, Stühlen und mobilen Empfangstresen vor und die Abholung nach dem Event der hilfreiche Service, denn sie müssen sich um nichts kümmern. Die Logistik dahinter ist anspruchsvoll. Mit einer durchgehenden Digitalisierung aller logistischen Prozesse, auf Basis einer Artikelerfassung mittels RFID-Tags, steigerte die Rent.Group die Prozessqualität um ein Vielfaches. Und mit ihr die Kundenzufriedenheit.
Gerade im Veranstaltungsgeschäft sind die Ansprüche sehr hoch: Alles muss in der Art, Anzahl und genau zu dem Zeitpunkt geliefert werden, wie es vereinbart wurde. Das Lieferversprechen einzuhalten, hängt im Wesentlichen von der Geschwindigkeit und der Qualität der Logistikprozesse ab. Das RFID Konsortium hat für die Rent.Group logistische Prozesse digitalisiert und automatisiert. Eine Projektherausforderung von besonderer Komplexität aufgrund sehr spezieller und individueller Prozesse.
Von Papierlisten zu automatisierter Artikelerkennung
Bei 100.000 Events pro Jahr war eine Umstellung von einer papierbasierten Kommissionierung auf eine digitalisierte unabdingbar. Vor Einführung der neuen Lösung erfolgte die Sichtprüfung über Art und Anzahl der Artikel noch manuell. Nach ihrer Rückkehr wurden alle Artikel vor der Wiedereinlagerung erneut per Liste zeitaufwendig geprüft. Fehlende Artikel mussten nicht nur als Schwund verbucht, sondern auch wiederbeschafft werden. Dieser manuell angestoßene Prozess kostete ebenfalls Zeit. Zudem war es kritisch für Artikel, die bereits für den nächsten Auftrag disponiert waren. Fehlten am Veranstaltungsort bestellte Artikel, mussten diese meist unter hohem Zeitdruck nachgeliefert werden.
Der Wunsch des Managements: eine Intralogistik, die mitwächst
Die Unternehmensexpansion und das mittlerweile auf 7 Millionen Verleihartikel angewachsene Angebot machten eine automatisierte Intralogistik und ein effizientes Track&Trace in der kompletten Veranstaltungslogistik notwendig.
Das Management entschied sich für eine RFID-basierte Kennzeichnung aller Artikel als Basis für eine digitalisierte Lagerbestandsführung, eine papierlose Kommissionierung und für die Einführung des elektronischen Lieferscheins.
Auf dieser Grundlage konnten zwei weitere zentrale Ziele realisiert werden:
- die Einführung eines neuen Warehouse Management Systems (WMS) unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Prozesse und
- die Umsetzung RFID-gestützter Prozesse wie Inventur, Kommissionierung, Verladung, Auslieferung, Rückholung, Entladung, Reinigung, Prüfung nach VDE und Wiedereinlagerung.
Die Kennzeichnung: Intelligentes Tagging für kostengünstige Leseprozesse
Stehtische mit Textilhussen, Ledersessel, Gläser und Besteck waren eine besondere Herausforderung bei der Wahl geeigneter RFID-Etiketten und -Tags. Die Ästhetik des Tags und seine unscheinbare Positionierung waren nur einige von vielen Anforderungen. Denn die jeweiligen Materialuntergründe verlangten unterschiedliche Arten von RFID-Transpondern, die sich gut befestigen ließen und auch robust genug für zahlreiche Reinigungsvorgänge waren. Nach eingehenden Artikeltests konnten die optimalen RFID-Etiketten und –Tags definiert werden. Das MOVEsystem von IEF-Werner transportiert Bauteile und Produkte zuverlässig, modular und kosteneffizient – ob auf Werkstückträgern, direkt auf Riemen oder in Paletten. Anwender profitieren von maximaler Flexibilität. ‣ weiterlesen
MOVEsystem bewegt mehr:
RFID Konsortium schlug einen gezielten Mix aus Textiltranspondern, On-Metal Tags und klassischen RFID-Transpondern zur Kennzeichnung vor. Die Idee dahinter: Möglichst wenige Tag-Typen zu verwenden, was sich kostengünstig auf das Budget auswirkte. Um im RFID-Gate am Verladetor eine bestmögliche Performance zu erreichen, wurden Artikel mit gleichem Transponder und Leseeigenschaften gruppiert. Dadurch konnten diese Gruppen feiner im Gate gefiltert werden.
Mittlerweile sind 7 Millionen Verleihartikel mit einem RFID-Transponder versehen. Neue Artikel werden von den Mitarbeitern selbst getaggt und auf mobilen Geräten in den Lagerbestand aufgenommen. Hierbei war es wichtig, eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Installationsroutine zu entwickeln.
Die Lesungen: RFID-Gates verhindern Verladefehler
An den Verladetoren werden Sendungen in den RF KonSys Gates mit der jeweiligen Bestellung innerhalb weniger Sekunden abgeglichen. Der Verladeprozess ist so automatisiert abgesichert. Am Gate-Monitor erhält der Mitarbeiter über ein grünes Licht die Bestätigung der erfolgreichen Verladeauftragskontrolle. Fehler würden dort über einen Alert angezeigt.
Außerdem werden direkt an den Ladungsträgern HU-Labels (Handling Unit) angebracht, um diese eindeutig zu identifizieren und eine zusätzliche Kontrollinstanz des Verladeauftrags direkt am Tor sicherzustellen. So können Handling Units per Track&Trace im gesamten Lager gefunden und zugeordnet werden. Gerade in der Hochsaison ist dies ein wertvolles Feature.
Nach der Party ist vor der Party: die Rückbuchungen
Kommen die Verleihartikel vom Veranstaltungsort zurück, werden sie über die RF KonSys Gates im Entladeprozess erfasst und dann der Reinigung zugeführt. Geschirr durchläuft Spülstraßen, Möbel, Elektrogeräte u.a. werden der Qualitätssicherung zugeführt, bevor sie für die (Wieder-)Einlagerung vorbereitet werden. Per elektronischem Lieferschein erfolgt ein schneller Abgleich mit der Rücklieferung. Fehlende Artikel werden jetzt sofort sichtbar und ein Wiederbeschaffungsprozess wird unmittelbar ausgelöst. Defekte Artikel werden gesondert behandelt. Rückkehrende Artikel können zudem direkt für neue Aufträge freigeben werden. Die Bereitstellungszonen werden dabei dynamisch und wegeoptimiert verwaltet.
Bestandstransparenz und Verfügbarkeitsabfragen
Die vollständige RFID-Kennzeichnung und systemseitige Erfassung aller Verleihartikel brachte eine 100-prozentige Bestandstransparenz mit sich und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung (Track&Trace) jedes Artikels in der Kreislaufwirtschaft.
Bei einer Kundenanfrage ist der zuständige Kundenberater jetzt in der Lage, online eine Verfügbarkeitsabfrage – ebenso nach dem benötigten Kontingent, z.B. 200 Vitra-Stühle zu machen und diese für den Auftrag zu buchen – selbst an anderen Standorten. Diese Transparenz hat den Vorteil, dass heute die gesamte Lagerverfügbarkeit genutzt wird.
Verbesserte Prozessqualität
Über das Warehouse Management System werden alle logistischen Prozesse abgebildet: Verladung, Entladung, Auslieferung, Rückholung und Aufbereitung. Alle Kontrollvorgänge, sei es im Lager oder auf dem Veranstaltungsgelände, sind nun digitalisiert und transparent. Der elektronische Lieferschein für die Auslieferung und Rückholung plausibilisiert mittels Soll-Ist-Abgleich die Sendung. Fehler werden so vermieden.
Alle wertschöpfenden Prozesse in einer Software – auf einen Blick
Die Medienbrüche, die zuvor durch Papierlisten und deren fragmentierte, nur partielle digitale Erfassung entstanden, sind jetzt Vergangenheit. Alle Abteilungen haben Zugriff auf eine Software und arbeiten mit ihr: Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Logistik, IT, Mitarbeitereinsatzplanung, Kommissionierung, Einkauf, Projektmanager vor Ort, LKW-Auslieferung und -Rückholung sowie natürlich auch die Geschäftsleitung.
Diese neue Single-Point-of-Truth-Ansicht ermöglicht es ebenso, wertvolle Reports für das Controlling zu generieren. Alle Prozesse und Aufträge werden in Echtzeit überwacht werden. Dem Kunden kann zu jeder Zeit Auskunft über den Status seines Equipments gegeben werden – bis auf Artikelebene. ‚Ist der kleine weiße Hochzeitspavillon auch garantiert mit auf dem LKW?‘ Mit einem Blick ins System kann das Brautpaar beruhigt werden. Die Transparenz aller Prozesse bietet die Chance, diese weiter zu optimieren und an zukünftige Kundenbedürfnisse anzupassen.
Warum die Entscheidung auf RFID Konsortium als Systemintegrator fiel
Die Rent.Group suchte am Markt einen Anbieter, der neben umfassendem intralogistischem Knowhow in der Lage war, auf die speziellen Anforderungen der zirkulären Veranstaltungswirtschaft einzugehen. Gefragt waren ein umfassendes Prozessverständnis sowie mehrjährige Erfahrung bei individuellen Logistikprojekten in Verbindung mit Barcode- und RFID-Technologien. Ein Proof-of-Concept und der Live-Beweis, dass die RFID-Gate-Technologie funktioniert, war entscheidend. Die Zusammenarbeit mit dem Rent.Group-Team ‚auf dem kleinen Dienstweg‘ passierte in enger Taktung, agil und flexibel.
Fazit
Die Equipmentlogistik der Rent.Group läuft nun reibungslos, fehlerfrei, automatisiert, digitalisiert und günstiger als zuvor. Reklamationen, Kundenunzufriedenheit und aufwendige Such- und Rechercheprozesse bzw. teure Nachlieferungen gibt es nicht mehr. Alle Abteilungen haben jetzt einen Blick auf jeden Kundenstatus innerhalb der Kreislaufwirtschaft. Artikel sind standortübergreifend schneller auch für die Wiedervermietung verfügbar. Auslieferungen und Rückholungen werden überwacht und erfolgen mit einer Echtzeitrückmeldung. Die komplette Kreislaufwirtschaft ist über ein Track&Trace-System nachverfolgbar. Das System ermöglicht der Rent.Group, sehr flexibel auf Kundenaufträge reagieren zu können. Denn manchmal gibt es auch spontan was zu feiern.
