KI-gestützte Personaleinsatzplanung

Bild: Quinyx Germany GmbH

Mit dem Black Friday startet in Deutschland die heiße Phase für das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel. Für 2021 werden gerade im E-Commerce Rekorde erwartet. Und das hat unmittelbare Auswirkungen auf die Logistikbranche: So prognostiziert beispielsweise der Anbieter Hermes rund neun Prozent mehr Päckchen und Pakete als im Vorjahr. Aber nicht nur die Bestellmenge, sondern auch die neuen Ansprüche der Endkunden, die die Ware in immer kürzerer Zeit an der Haustür erwarten, stellen den Einzelhandel vor eine riesige Herausforderung in Bezug auf die Logistik: Im Wettbewerb um jeden Kunden steigt die Bedeutung des Faktors Zeit massiv an. Bisher ließen sich solche Spitzenzeiten durch ein gut geöltes System an Beschaffungs-, Lager-, Distributions- und Filiallogistik bewältigen. Der Branche fehlen jedoch unzählige Fachkräfte: Mehr als die Hälfte der Unternehmen aus dem Landverkehrs-Sektor und über 40 Prozent der Firmen im Lageristik-Bereich beklagen einen Mangel. Die Arbeitsbedingungen sind alles andere als komfortabel; viele Arbeitskräfte haben sich in der Corona-Pause neu orientiert.

Umso mehr kommt es, gerade in diesem Jahr, auf die Personaleinsatzplanung an. Aufgrund des erhöhten Arbeitsaufkommens müssen Schichtpläne noch präziser erstellt werden als sonst, damit jederzeit an jedem Ort ausreichend Personal zur Verfügung steht. Neben den eigenen Mitarbeitenden müssen zudem viele Zeit- und Leiharbeiter in den Plan integriert werden. All das muss natürlich rechtskonform erfolgen. Dass sich dies nicht mit einer klassischen Excel-Tabelle bewältigen lässt, haben viele Unternehmen bereits begriffen. Dennoch setzen nur wenige auf modernes Workforce-Management, das – im besten Fall – nicht nur Prozesse automatisiert, sondern auch Künstliche Intelligenz für Prognosen ein- und damit tatsächliches Optimierungspotenzial freisetzt. Die Folge: Unternehmen, die während der Pandemie veraltete Software nutzten, verloren bis zu 15 Prozent Umsatz und hatten bis zu 25 Prozent mehr Lohnkosten. Durchschnittlich verstießen sie mit ihren Dienstplänen drei bis achtmal in der Woche gegen das Arbeitsrecht, in der Folge wurden Bußgelder in Höhe von mehreren Tausend Euro verhängt. Das fand Quinyx im Januar 2021 im Rahmen einer weltweiten Befragung unter 300 Führungskräften im Dienstleistungssektor heraus.

Workforce-Management in der Weihnachtszeit muss viele Variablen bedienen

Eine cloudbasierte und KI-gesteuerte Lösung hingegen, die automatisierte Schichtpläne anhand von Langzeit- und Echtzeitdaten erstellt, bringt auch in Zeiten mit hohem Planungsaufwand Prognosesicherheit, Flexibilita?t und Transparenz mit sich. Die Integration ist denkbar einfach: Über sogenannte API-Schnittstellen wird die Software an die HCM-Systemlandschaft und die Planungsprozesse des jeweiligen Unternehmens gekoppelt. So kann der Datenaustausch für alle Teilbereiche fehlerfrei und reibungslos erfolgen und Logistikunternehmen können von den folgenden Vorteilen der KI im Workforce-Management profitieren:

– Prognosesicherheit: KI ist in der Lage, neue Muster zu erkennen, Lastspitzen und schwächere Zeiten zu identifizieren sowie die Auswirkungen von Veränderungen auf die zukünftige Nachfrage im Voraus zu berechnen. Durch die verwendeten Echtzeitdaten können Logistikbetriebe schnell reagieren, was insbesondere im schnelllebigen Weihnachtsgeschäft einen reibungslosen Betrieb garantieren kann.

– Flexibilität: Zusätzlich nutzt die intelligente Schichtplanung Vorschläge, um Personalplaner bei der Entscheidung zu unterstützen, welche Angestellte eine noch freie Schicht übernehmen könnte. Dabei werden die Präferenzen und Fähigkeiten der jeweiligen Kolleginnen und Kollegen sowie gesetzliche und vertragliche Vorgaben (z.B. das Arbeitszeitgesetz oder unterschiedliche Lohn- und Beschäftigungsmodelle) einbezogen. Engpässe und krankheitsbedingte Ausfälle können so nicht nur flexibel und schnell, sondern auch rechtskonform ausgeglichen werden.

– Transparenz: Ein weiterer Vorteil beim Einsatz von KI ist für Manager die transparente Übersicht über die Auswirkungen von Planungsentscheidungen, beispielsweise die damit verbundenen Kosten oder die Entstehung einer Unter- bzw. Überbesetzung.

Eine Workforce-Management-Software, die zusätzlich auf Apps für Mitarbeitende setzt, bringt darüber hinaus ebenso Transparenz und Flexibilität für die Angestellten mit sich: So hat jede Beschäftigte jederzeit Überblick über die zugeteilten, aber auch noch freie Schichten und kann sich auf diese bewerben. Passt eine Schicht einmal nicht in die eigene Planung, dient die App zudem als Kommunikationsplattform, über die Dienste getauscht werden können. Im Kampf um Fachkräfte sind diese auf die Work-Life-Balance ausgerichteten Faktoren ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Fazit

Einsatzpläne zu erstellen und anzupassen, ist eine der mühsamsten und zeitaufwendigsten Aufgaben im täglichen Geschäftsbetrieb. Wer seine Entscheidungen bei der Personaleinsatzplanung nicht auf Daten stützt, erhält keine Prognosesicherheit, Termintransparenz oder Planungsflexibilität – Faktoren, die in der Logistik vor allem im arbeitsintensiven Weihnachtsgeschäft entscheidend sind. KI-gesteuertes Workforce-Management berücksichtigt all diese Variablen, wodurch auch große Unternehmen schnell auf Veränderungen und Anforderungen reagieren können. Sich im Weihnachtsgeschäft auf eine rudimentäre oder gar keine Workforce-Management-Lösung zu stützen, wird für erfolgsorientierte Unternehmen in Zukunft daher keine Option mehr darstellen.

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