Vereinheitlichte Lagerprozesse

Jacoby GM Pharma hat durch das Vereinheitlichen der Lagerprozesse an sechs Standorten die Transparenz erhöht und die Fehlerquote in der Kommissionierung von 1,6 auf 0,5 Promille gesenkt. Zugleich hat das Unternehmen neue Hardware von Zebra eingeführt, um die Anforderungen der EU-Fälschungsrichtlinie FMD erfüllen zu können.

 Reduzierung der Fehlerrate mit ZetesMedea.
Reduzierung der Fehlerrate mit ZetesMedea.Bild: Zetes GmbH

Drei Firmen, sechs Standorte: Der österreichische Pharma-Großhändler Jacoby GM Pharma ist 2013 und 2015 aus den Familienunternehmen Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma und Kögl Pharma entstanden. Die in zwei Schritten vorgenommene Fusion führte zu einem schlagkräftigen Anbieter mit einer führenden Marktposition in Westösterreich. In den sechs zugehörigen Lager- und Logistikstandorten herrschten jedoch unterschiedliche Standards und Lagerprozesse, die nur zum Teil mit mobilen Datenerfassungsgeräten arbeiteten.

Bewährte Quellen

„Vor diesem Hintergrund suchten wir 2018 eine Software-Lösung, die unsere Prozesse an allen Betriebsstätten optimieren und möglichst vereinheitlichen sollte“, erinnert sich Projektleiter Andreas Trentinaglia, der am Standort Innsbruck den IT-Bereich verantwortet. Zugleich sollte mit der Investition die EU-Fälschungsrichtlinie FMD (Falsified Medicines Directive) erfüllt werden. Danach muss jede einzelne Verkaufseinheit mit einer eindeutigen und randomisierten Seriennummer versehen sein, die zusammen mit den Produktdaten in einer behördlichen Datenbank hinterlegt ist. In der Auszeichnung der Verkaufseinheit wird diese bis zu 20-stellige Nummer in Form eines 2D DataMatrix Barcodes aufgedruckt. „Unsere Scanner waren bis dato aber nur für 1D-Barcodes geeignet“, berichtet Franz Petrak, Prokurist und Leiter Logistik und IT am Standort Braunau.

In Sachen Hardware, vertraut Jacoby GM bereits seit 2009 auf Zetes Austria und mobile Datenerfassungsgeräte von Zebra. „Mit Zetes und Zebra haben wir immer gute Erfahrungen gemacht, so dass wir auch für die neue Scanner-Generation die bewährten Quellen nutzen wollten“, betont Trentinaglia, der sich mit seinem Team für den mobilen Touch-Computer TC8000 und den Wearable Computer WT6000 in Verbindung mit Ringscannern vom Typ RS5000 entschied. Der Bildschirm des TC8000 ist auch beim Scannen zum Benutzer ausgerichtet, wodurch das Gerät nicht bei jedem Scan-Vorgang gekippt werden muss, was die Effizienz von jedem Scan erhöht.

Sicher geführt

Im Zuge der Umstellung wurde Jacoby GM Pharma aber auch auf die Software-Kompetenz von Zetes aufmerksam. Speziell das von Zetes entwickelte Warehouse Execution System (WES) ZetesMedea stieß bei dem Pharma-Großhändler auf Interesse. „ZetesMedea hatte uns überzeugt, zumal es sich schnell in unsere IT-Landschaft einfügen ließ“, so Trentinaglia. ZetesMedea kann die Auftrags- und Bestandsdaten mit dem von Jacoby entwickelten ERP-System austauschen und sämtliche Prozesse zwischen Wareneingang und Versand steuern und digitalisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Warenübernahme, das Verräumen von Artikeln, die Inventur oder das Kommissionieren. Die mobilen Geräte müssen hierfür nur mit der ZetesMedea-App ausgerüstet werden und führen die Picker anschließend sicher durch den Prozess.

Zudem kann sich ZetesMedea auf die unterschiedlichsten Abläufe einstellen, die sich nicht an allen sechs Standorten vereinheitlichen ließen. Während in Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg und Hohenems die Kommissionierbehälter größtenteils per Fördertechnik von Station zu Station transportiert und dort von verschiedenen Mitarbeitern komplettiert werden, wurde in Innsbruck nach dem Mann-zur-Ware-Prinzip gearbeitet. „Das Lager in Innsbruck erstreckt sich über drei Etagen und lässt sich aufgrund der baulichen Voraussetzungen nicht automatisieren“, erläutert Trentinaglia. Dafür werden hier vier Aufträge parallel bearbeitet, indem ein Mitarbeiter mit einem Kommissionierwagen von Gang zu Gang fährt. Aber auch zwischen den übrigen fünf Standorten bestehen kleinere Unterschiede im Ablauf, die sich nicht vereinheitlichen ließen.

Einheitliche Applikation

In zwei gemeinsamen Workshops mit Mitarbeitern von Jacoby GM Pharma und Zetes wurden sämtliche Prozesse definiert und so weit wie möglich vereinheitlicht. „Auch das Splitten von Aufträgen ist mit ZetesMedea möglich, wenn während der Spitzenzeiten mehrere Kommissionierer an einem Auftrag arbeiten müssen, um die engen Zeitfenster einhalten zu können“, berichtet Petrak. Für Innsbruck wurde ein spezieller Modus geschaffen, der den Ablauf in der ZetesMedea-App grundlegend verändert.

Somit kann Jacoby GM Pharma an allen Standorten mit einer einheitlichen ZetesMedea-Applikation mit nur einer zentralen Schnittstelle zum ERP-System arbeiten, wobei nur der jeweilige Modus ausgewählt werden muss. Die mit der ZetesMedea-App ausgerüsteten Zebra-Terminals sind ihren jeweiligen Standorten zugeordnet, was der IT-Administrator von Jacoby GM Pharma bequem und übersichtlich über das ZetesMedea-Dashboard konfigurieren kann. Ermöglicht wird dieser Komfort durch die MCL Mobility Platform, eine Mobile Enterprise Application Platform (MEAP), die speziell für das Zuordnen von Supply Chain-Prozessen konzipiert wurde.

Zentral verwaltet

Die MCL Mobility Platform verwaltet die gesamte mobile Infrastruktur sowie den Applikations- und Gerätelebenszyklus. Mit ihr können mobile Anwendungen schnell und unabhängig vom Aufenthaltsort, den eingesetzten mobilen Endgeräten oder dem jeweiligen Betriebssystem entwickelt, bereitgestellt, ausgeführt und verwaltet werden. Nicht zuletzt deshalb konnte Jacoby GM Pharma die Einführung von ZetesMedea an den ersten Standorten innerhalb weniger Wochen abschließen. „Zwischen dem Projektstart im Dezember 2018 und dem GoLive am Standort Innsbruck vergingen nur knapp vier Monate inklusive Workshops und Konzeptions-Phase“, erinnert sich Trentinaglia.

In der täglichen Praxis dient das Dashboard vor allem der Geräte- und Auftragsverwaltung. Es bietet einen Überblick über alle Kommissionier-Aufträge und deren Bearbeitungszustand. Der Lagerleiter kann jederzeit eingreifen, um zum Beispiel besonders eilige Aufträge zu priorisieren. Außerdem können von hier tiefgehende Analysen der vorliegenden Daten, Bearbeitungszeiten und Fehler vorgenommen werden, um den Prozess weiter zu verbessern.

Schnell überzeugt

Nach der Einführung waren auch die Lagermitarbeiter schnell von ZetesMedea überzeugt. „Obwohl wir als Backup-Lösung zu jeder Zeit den Parallelbetrieb mit den alten Systemen ermöglichen, entschieden sich unsere Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit freiwillig für den Umstieg auf ZetesMedea“, berichtet Petrak. „Die graphische Benutzerführung über die Displays der mobilen Endgeräte und der Wegfall manueller Eingaben führte zu einer schellen Akzeptanz“, bestätigt Trentinaglia. Für die hohe Anwenderfreundlichkeit spricht auch die deutlich gesunkene Fehlerquote, die sich bei Jacoby GM Pharma schon immer auf einem niedrigen Niveau bewegte. „Durch ZetesMedea konnten wir die Fehlerquote von 1,6 bis 2,0 Promille auf nur noch 0,5 Promille senken“, sagt Trentinaglia.

Mit ZetesMedea und den leistungsfähigen Endgeräten von Zebra hat Jacoby GM Pharma sämtliche Prozesse zwischen Wareneingang und -ausgang weitgehend vereinheitlicht und den Kommissioniervorgang transparenter, anwendungsfreundlicher und sicherer gemacht. Als nächsten Schritt ist die Digitalisierung der letzten Meile in Planung. Mit ZetesChronos soll zukünftig die Servicequalität im Zustellprozess gesteigert werden.

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