Stark durch die Pandemie

Ob Weihnachtskarten, Deko-Kerzen oder Wandschmuck: Wenn es um künstlerisch gestaltete Geschenke oder deren Verpackungen geht, kommen Kunden in den USA, Europa oder Australien nur schwer um die Produkte der Design Group herum. Den Namen des Unternehmens mit Standorten in Eversholt (Großbritannien) und in Moosic, PA, (USA) kennen Endverbraucher indes nur selten, dafür aber die mehr als 20 Marken der Firma – darunter beispielsweise Paper Craft, The Gift Wrap oder Anker Play. Die Präsentangebote findet man in mehr als 210.000 Einzelhandelsgeschäften in 80 Ländern. Unter den größten Kunden befinden sich auch Top-Einzelhändler wie Walmart, Tesco, Amazon und Aldi.

Täglich oder wöchentlich Nachschub

Das Unternehmen produziert Waren an einigen Standorten in den USA, die Mehrzahl der Produkte werden global hergestellt – insbesondere in Mexiko und Asien. Sie werden über zwei Einkaufbüros in Hongkong und Schanghai beschafft. Die Koordination der Lieferanten ist nicht einfach: Immerhin sind es mehr als 360 – dazu kommen noch rund 1.000 Konzernpartner. Einer der die Inbound- und Outboundprozesse genau kennt, ist John Yablonski, Enterprise Applications Director bei IG Design Group Americas, Inc. „In normalen Zeiten bekommen wir täglich oder wöchentlich Nachschub“, sagt Yablonski. Allein in den USA geht es dabei um 50.000 verschiedene Artikel, die in der Supply Chain vom Standort Moosic in Pennsylvania gesteuert werden müssen.

Perfekte Steuerung der Lieferkette und des Cashflows

Egal, ob ein Großhandelskunde Dutzende Farbvarianten eines Artikels bestellt oder ein Endverbraucher ein Geburtstagsgeschenk im Netz ordert: Alle Bestellungen gehen in das zentrale IT-System des Unternehmens ein. Einkäufer bestellten dann bei den Lieferanten die benötigten Artikel. Die Sendungen treffen entweder im Logistikzentrum ein oder werden direkt den Kunden zugestellt.

„Die hohe Kunst des Managements besteht nicht nur in der perfekten Steuerung der Lieferkette, sondern auch im cleveren Management des Cashflows“, betont Yablonski. Auf der einen Seite stehen die Lieferanten, die möglichst schnell das Geld für gelieferte Waren auf dem Kontoauszug lesen wollen. Auf der anderen Seite sind die Waren oft wochenlang im Schiff auf Reise, ehe sie den Kunden erreichen – und dieser bezahlt.

Alle Aufträge laufen über Osca

Weil die Produktion und Lieferungen von tausenden Artikeln mithilfe von Excel-Dateien, E-Mails und Telefon sehr zeitaufwendig, teuer und unsicher ist, entschloss sich CSS Industries, das Unternehmen wurde 2020 von der Design Group übernommen, im Jahr 2018 für eine Supply Chain Management-Software, um Transparenz in die Lieferkette zu bringen. Unter mehreren Anbietern fiel damals die Wahl auf Osca, das Tool des deutschen Softwarespezialisten Setlog. Das Ziel hieß 2018 laut Yablonski: „Das IT-Tool Osca sollte die Kommunikation mit Excel und E-Mails ablösen.“ Seither übermittelt das Unternehmen alle Aufträge aus dem ERP-System über Osca an die Lieferanten. Von der Platzierung der Bestellung über das Speichern notwendiger Dokumente bis zur Lieferung der Ware in den Lagern kommunizieren alle Partner der Wertschöpfungskette über die Software.

Liefertermine, Produktmengen und Transportarten können während der Planungs- und Herstellungsphase mit wenig Klicks in dem webbasierten System abgestimmt werden. Prozessänderungen oder Störung in der Kette, wie etwa ein verspätet eintreffender Container, lösen automatisch eine Nachricht an alle Beteiligte aus.

„Um die Digitalisierung voranzutreiben war es CSS Industries von Beginn an wichtig auch mit Partnern Daten digital auszutauschen,“ sagt Ralf Düster, Mitbegründer von Setlog und Chairman of the Board der Setlog Corp. „So konnten mit den von Setlog eigenentwickelten Standard-Rest-API- Schnittstellen auch die Logistikpartner direkt angebunden werden, so dass die Osca-Plattform von der Buchung bis hin zu den Verschiffungsinformationen direkt mit der TMS-Lösung der 3PLs alle relevanten Transportinformationen austauscht“, ergänzt Düster.

Virtuelle Containerbeladung

Setlog implementierte noch weitere Funktionen: Eine Besonderheit ist die Auslastungsoptimierung für Containertransporte. Lieferanten sind mithilfe der Software in der Lage, einen virtuellen Container optimal zu packen. Zudem können mit einem sogenannten Consolidator die am PC gepackten Container vor dem Transport noch einmal lieferantenübergreifend optimiert werden.

Osca ermöglicht auch ein flexibles Routing der Warenströme an verschiedene Lagerstandorte. Und ein Reportingmodul analysiert unter anderem Produktions- und Frachtkosten, Durchlaufzeiten, Liefertermintreue oder die Auslastung der Frachtcontainer und gibt Rückschlüsse über die Performance der Spediteure und Lieferanten. Mithilfe von Osca konnte die Design Group das Wachstum in den vergangenen Jahren in der Supply Chain gut meistern. „Die Vorteile der Software zeigten sich dann aber detailliert während der Coronakrise“, berichtet Yablonski.

Trotz Pandemie Lieferkette aufrecht erhalten

Blick zurück: Das Corona-Virus schwappte im März 2020 wie eine Flutwelle über die USA hinweg. Zeitweise ordnete die US-Regierung die Schließung von Unternehmen an – mit der Ausnahme von Firmen, die systemrelevant waren oder Produkte des täglichen Bedarfs offerierten. Weil Händler wie beispielsweise Walmart neben Lebensmitteln und auch Geschenkeartikel anbieten, gab es immer eine gewisse Nachfrage nach den Produkten der Design Group. Aber natürlich war diese nicht so stark wie 2019. „Wir taten alles, um die Lieferkette aufrecht zu erhalten“, berichtet Yablonski. Weil die Regierung es anordnete, hatten Yablonski zufolge zwar einige Standorte für eine Woche schließen müssen. Aber die Kette sei nie ganz gerissen. Wie alle anderen Handelsunternehmen spürte auch die Design Group die Auswirkungen der Pandemie. Zu den wichtigsten zählen:

• Ein geringeres Einkaufsvolumen und niedrigere Bestände

• Längere Lieferzeiten

• Ein schwierigerer Cashflow entlang der Lieferkette

• Nachfrageschwankungen bei Produkten

• Verschiebungen in den Verkaufskanälen: der stationäre Handel schwächelte, Online, Click and Collect entwickelten sich positiv.

Mit Osca einfach ins Home Office wechseln

Die härteste Woche für die Design Group war die zweite Woche im März 2020. Die IT-Abteilung arbeitete mit Hochdruck daran, dass die Mitarbeiter aus den Büros ins Home Office wechseln konnten. Das war nicht einfach: Manche Prozesse in den Büros basierten beispielsweise darauf, dass Papier gedruckt oder gescannt werden musste. Im Eilzugtempo wurden die Prozesse umgestellt und digitalisiert. „Die Nutzer von Osca hatten es einfach – denn die Software ist webbasiert und kann theoretisch über jeden Computer genutzt werden“, erläutert Yablonski. Die zentrale Herausforderung bestand darin, dass Flaschenhälse aus den alten analogen Prozessen – wie etwa die Nutzung von Fax oder Papier – eliminiert werden mussten.

Der Anteil von Home Office schnellte von fast 0 Prozent auf 75 Prozent nach oben. „Osca spielte eine große Rolle bei der zentralen Speicherung von Dokumenten und ermöglichte es uns, dass wir immer eine Transparenz über Bestände, Fristen und den Cashflow hatten“, sagt Yablonski.

Geringer Umsatzrückgang dank SCM-Software

„Verlässliche, flexible Partner waren hilfreich, dass wir so gut durch die Pandemie gekommen sind. Aber ohne eine schnelle IT-Abteilung und die bereits implementierte SCM-Software Osca hätten wir viel größere Probleme gehabt“, betont der US-Amerikaner. Letztlich sei das Unternehmen mit nur zwölf Prozent Umsatzrückgang, verglichen mit anderen Firmen, „sehr glimpflich“ durch die Pandemie gekommen. Es habe keine Entlassungen gegeben.

Auch wenn die Erfolge der Impfkampagne die Wirtschaft in den USA im Frühjahr 2021 zu einer Art Normalität zurückkehren ließen, kamen nur zehn bis 20 Prozent der Mitarbeiter der Design Group, die einst im Büro saßen, wieder an ihren alten Arbeitsort zurück. Yablonski glaubt, dass sich das Rad auch nicht mehr zurückdrehen wird. „Wir haben gelernt, wie wir erfolgreich sein können, ohne dass die Angestellten im Büro sitzen“, sagt er.

Doch auch wenn sich viele Angestellten schon an die „neue Normalität“ gewöhnt haben, können sich die Mitarbeiter im Operations-Bereich nicht zurücklehnen. Das Management verfolgt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Szenarien werden dafür entwickelt, dass der stationäre Handel weiter an Bedeutung verliert und E-Commerce bzw. Direktbelieferungen der Kunden immer wichtiger werden. Yablonski und seine Kollegen wollen zudem den Prozess für Nachfrageschwankungen optimieren – Osca wird dabei eine zentrale Rolle spielen.

Leistungsfähige IT sichert zukünftigen Erfolg

Ohne eine leistungsfähige IT-Landschaft, dazu zählen neben SCM-Lösungen, auch ERP-Systeme, Produktionsplanung, Zoll-IT, Data Warehouses und Bezahlsysteme, seien Konsumgüterhersteller auf die Herausforderungen der Zukunft schlecht vorbereitet, sagt Ralf Düster. Zu den wichtigsten Trends zählen seinen Worten nach die zunehmende Komplexität im Bereich Beschaffung und Vertrieb, der Wechsel von Push- zu Pullmärkten, die Beschleunigung von Unternehmen und des gesamten Orderprozesses und der wachsende Bedarf an Zusatzleistungen und Komplettlösungen. „Die Design Group hat eindrucksvoll gezeigt, wie ein Konsumgüterhersteller dank einer leistungsfähigen IT-Landschaft, engagierten Softwarespezialisten und flexibler Lieferanten erfolgreich durch eine schwere Krise gekommen ist.“