Drucker sind wie Schiedsrichter: Je weniger man sie wahrnimmt, desto besser erledigen sie ihren Job. Drucker sind nonstop am Drucken, Kopieren und Scannen. Und weil sie so viel draufhaben, haben sich diese als MFPs, also Multifunktionsprinter, in den Büros etabliert.
Wehe, sie funktionieren mal nicht. Erst dann stellt die Belegschaft fest, wie wichtig Drucker dafür sind, um den Betrieb am Laufen zu halten. Jeder Papierstau sorgt für eine kleine Krise, die Suche nach der passenden Tonerkartusche – „Warum haben wir die nicht rechtzeitig nachbestellt?“ – kann sich zu einer lautstarken Debatte ausweiten.
Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre sind Geräte verschiedener Hersteller angeschafft worden. Mit unterschiedlichen Kartuschen, unterschiedlichen Wartungsverträgen und sogar unterschiedlichen Methoden, um Papierstaus zu beseitigen. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System – an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige „Flotte“ aufbauen. Das spart Nerven – und Geld.
Überblick über die Kosten gewinnen
Wer Geld sparen will, muss um seine aktuellen Kosten wissen. Umfragen bestätigen immer wieder aufs Neue, dass in den meisten Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten durch
- dezentrale Strukturen
- unterschiedliche Zuständigkeiten (Drucker und MFPs: IT-Abteilung; Tinte, Toner und Papier: Sekretariat)
- internen administrativen Aufwand
- vermeidbare Störfälle
- hohen Stromverbrauch
werden nicht erfasst. Das ändert sich durch die umfassende Analyse: Mehr als 20 Prozent der Kosten können durch Managed Document Services, kurz MDS, eingespart werden.
Wie funktioniert eine MDS-Analyse?
Das Prinzip der MDS-Analyse ist simpel. Ein spezialisierter Dienstleister analysiert den bestehenden Gerätepark. Parallel wird untersucht, wie viele Geräte mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraufhin wird ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus MFPs und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und umgesetzt. Die neue Geräteflotte kann via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert werden.
Eine MDS-Analyse bietet sich zudem als Anlass an, die eigene Druckerflotte sicherer zu machen. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhöhen die Sicherheitsstandards für Drucker und MFPs erheblich. Moderne Geräte arbeiten mit Benutzerauthentifizierung und verschlüsselten Festplatten, um Daten und Dokumente vor unautorisierten Zugriffen zu schützen. Vom ersten Besuch bis zur Präsentation der Analyse dauert es im Idealfall vier bis acht Wochen. Bei dieser Präsentation werden bereits auch Lösungsansätze vorgestellt. Die Umsetzung dauert erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate.
Erster Schritt: die Analyse
Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Drucker und MFPs? Was gibt es an Scannern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien? Es ist ratsam die MDS-Analyse damit zu beginnen, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Drucker sowie Fax- und ähnliche Geräte zu erfassen. Dafür wird vorab eine Analysevereinbarung geschlossen, bei der geklärt wird, inwieweit die MDS-Analyse kostenfrei sein kann. Bei der Analyse schauen sich die Experten idealerweise auch die IT-Umgebung an, in der die Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist.
Das ist die Pflicht. Die Kür bei Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb werden Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich feststellen, wo es derzeit Probleme gibt – und wie sie sinnvoll zu beseitigen sind. Ziel der MDS-Analyse ist es, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Mit einer optimierten Druckerflotte und effizienten Prozessen lässt sich die Zukunft gewinnen.
Die drei Phasen der Analyse: Phase 1 – Ziel vereinbaren Was soll mit der Analyse erreicht werden? Auf der Grundlage Analysevereinbarung erarbeiten Unternehmen und Analysepartner eine detaillierte Checkliste samt Zeitplan. Dabei stellen die Unternehmensverantwortlichen Kopien von allen Unterlagen zur Verfügung, die notwendig sind, um die aktuellen Kosten zu bestimmen.
Phase 2 – Ist-Zustand erfassen
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in die Analyse involviert sind, werden informiert und mit ihren Aufgaben vertraut gemacht. Alle Geräte werden inventarisiert, samt den technischen und kaufmännischen Daten. Dabei werden zugleich Gespräche mit den Mitarbeitern geführt, um von Wünschen und etwaigen Problemen zu erfahren.
Phase 3 – Konzept entwickeln, beschließen und umsetzen
Aus den gewonnenen Erkenntnissen wird ein Konzept für die optimale Druckerflotte entwickelt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dieses Konzept für Hard- und Software und nicht zuletzt für Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin auf und liefert die notwendigen Messkriterien.
Zweiter Schritt: das Konzept
Die Ergebnisse der Analyse fügen sich zu einem stimmigen Konzept für Hardware, Services und Software zusammen. Denn die Hardware spielt die Musik. Um die Druckerflotte zu optimieren, gibt es verbindliche Vorgaben, wie viele Geräte gebraucht werden und wo sie stehen sollen. MFPs in Druckerräumen sind sinnvoller und kostensparender als ein Drucker für jedes Büro. Zugleich wird eine Marschroute festgelegt, um den Wildwuchs an Modellen und Herstellern kurz- bis mittelfristig zu beseitigen. Die Aufgaben umfassen im ersten Schritt also einen optimierten Mix von Druckern und MFPs sowie von Farbe und Schwarz- Weiß zu skizzieren sowie die dafür nötigen Drucker und MFPs auszutauschen oder zu beschaffen
Zu einem validen Konzept zählt auch, die Sicherheitseinstellungen der MFPs zu optimieren und die Lagerkosten für Zubehör wie Tonerkartuschen zu verringern.
Der Service erzeugt Mehrwert
Da das Thema „Drucken“ nicht unbedingt zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens zählt, ist es für sie sinnvoll, diese Aufgaben auszulagern. Serviceleistungen wie Tonerstandsmeldung und -bestellung, Wartungsmeldung, Fehlermeldung, Zählerstandsmeldung, Monitoring und Kostenstellenabrechnung übernehmen die Betreiber von Druckerflotten gern. Mit den Informationen werden sie direkt von den modernen Drucksystemen versorgt.
Die Software macht den Unterschied
Auf dem optimierten Gerätepark samt Servicepaket basiert der nächste Schritt im Konzept: effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement. Abgedeckt wird der gesamte „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt. Das bringt Drucksysteme an eine Schlüsselposition für digitale Prozesse.
MFPs als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt fungieren weniger als Output- denn als Input-Schnittstelle. Soll bedeuten: Statt Papierdokumente auszudrucken (Output), nehmen sie vermehrt Informationen aus Papierdokumenten auf, die elektronisch weiterverarbeitet werden (Input). Angekoppelt an die entsprechenden Software- und Workflow-Lösungen werden dadurch viele Arbeitsschritte bei der Dokumenten- und Informationsverarbeitung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Mit welchen Lösungen die MFPs verzahnt und welche Arbeitsschritte vereinfacht werden sollen, wird in jedem Einzelfall mit dem Anwender besprochen und entsprechend umgesetzt. Dabei schlagen die Experten konkrete Software-Tools vor, die Prozesse verbessern und eine effektivere Nutzung der Druckerflotte ermöglichen.
Ziel jeder Beratung ist es, ein Verständnis für die Prozesse und die dahinterliegenden Strukturen zu gewinnen. So können zugleich Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Ratsam ist es, immer einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, der genau die spezifischen Anforderungen des Anwenders beleuchtet. Die Vorteile: Auf der strategischen Ebene profitieren diese von standardisierten Prozessen, die Kosten- und Synergieeffekte freisetzen, Ressourcen für neue Aufgaben im Rahmen der Digitalisierung schaffen und Mitarbeiter entlasten. Operativ geht es konkret um eine vereinfachte Kontrolle durch engmaschiges Monitoring der Drucker- und Kopierhardware sowie eine hohe Verfügbarkeit und angemessene Datensicherheit. Ebenso wie bei der Hardware ist auch beim Einsatz von Softwarelösungen ein Soll-Ist-Vergleich sinnvoll, um die Effizienzsteigerungen darzustellen.
Dritter Schritt: die Umsetzung
Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Das greift allerdings zu kurz, denn mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die neuen Workflows sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich damit umgehen. Die Beschäftigten sehen vor allem, dass Drucker aus ihrem Büro verschwinden und stattdessen MFPs in den Druckerräumen stehen, auf die mehrere Büros zugreifen. Und sie merken, dass vertraute Arbeitsabläufe abgelöst werden. Für sie ist das etwas Neues – und das Neue macht immer etwas Angst, weil es unbekannt ist. Deshalb ist es wichtig, bereits frühzeitig zu kommunizieren, inwieweit die neuen Workflows die Arbeit nicht nur effizienter, sondern vor allem bequemer machen. Darum sollten Schulungen immer Bestandteil des Lösungspakets sein: Sobald die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Vorteile der neuen Workflows selbst erleben, verschwindet das Misstrauen gegenüber dem Neuen.
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