Der gesamte Coop-Komplex besteht aus drei Hauptgebäuden, die sich teilweise bis zu sieben Stockwerke unter und ebenso viele über der Erde erstrecken. Produktion, Lagerung und Verteilung laufen größtenteils voll- oder teilautomatisiert ab. Somit hat auch die Automatisierungstechnik beeindruckende Ausmaße: Das Hochregallager in der Tiefkühl-Verteilzentrale beispielsweise ist 39m hoch und bietet Platz für über 17.000 Paletten, im vollautomatisierten Kühllager werden stündlich 6.500 Kisten kommissioniert. Im Hochregallager für allgemeine Waren lassen sich bis zu 4.500 Paletten einlagern. Kurz, das Projekt rund um den neuen Logistikstandort im kleinen Schafisheim ist gigantisch. Dabei verfolgt es zudem ein wesentliches Ziel der Unternehmens-Gruppe, nämlich bis 2023 CO2-neutral werden.
Mit Papierdokumentation unmöglich
Andreas Wenzelmann, Dipl.-Ing. Elektrotechnik (FH), war seit Beginn der Bautätigkeiten zuständig für die Automation und die Technik-Logistik am neuen Coop-Standort. Ihm war schnell klar, dass sich eine derart gewaltige Anlage nur mit einer digitalen Dokumentation überblicken lässt. Schließlich umfasst die aktuelle Dokumentation über 30.000 Dokumente, die jeweils einen Umfang zwischen einer und tausend Seiten haben. Daher forderte Wenzelmann von Anfang an von allen am Projekt beteiligten Lieferanten digitale Dokumentationen zu den zugelieferten Komponenten oder Anlagenteilen.
Gleichzeitig startete er eine umfangreiche Recherche für ein geeignetes Dokumentationstool. Dabei wurde genau abgewogen zwischen Dokumentation auf Papier, einer Dokumentmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint und einer speziellen digitalen Anlagendokumentation. Am Ende sprachen sehr viele gute Gründe für den Einsatz des digitalen Dokumentationstools LiveDok aus dem Hause Rösberg. Interessant ist dabei, dass dieses Tool eigentlich für die Dokumentation großer Anlagen in der Prozessindustrie entwickelt wurde, sich aber auch für den Einsatz bei Coop ideal eignet. Wenzelmann nennt einige der Punkte, die ihn überzeugt haben: „Es gab sehr viele Argumente, die für das digitale Dokumentationstool sprachen. Bei einfachen Dokument Management Systemen (DMS) und der SharePoint-Lösung hat sich vor allem das Ein- und Auschecken der Dokumente in der Praxis als zu aufwendig erwiesen. Bei LiveDok begeistert mich im Einsatz heute am meisten, wie schnell sich die angelieferten Dokumentationen ins System bringen lassen und das, obwohl der Input äußerst heterogen ist. Vorteilhaft ist dabei, dass das Dokumentationstool um die 200 Dateiformate lesen und automatisch nach PDF konvertieren kann. Außerdem ist keine komplexe Ablagestruktur notwendig. Dokumente lassen sich beispielsweise lediglich nach Gebäude, Anlagenteil und dem entsprechenden Lieferanten ablegen. Dank der gut funktionierenden Schlagwortsuche lassen sich die benötigten Dokumente sehr schnell finden. Mittelfristig denken wir über weitere Ablagestrukturen nach, aber das war für den Anfang nicht relevant, um mit der Dokumentation zuverlässig arbeiten zu können.“
Nachvollziehbare Änderungen
Die Dokumentationslösung bei Coop setzt jetzt auf eine Kombination aus SharePoint und LiveDok. SharePoint wird dabei als Backup-Lösung betrachtet, das digitale Dokumentationstool dient als Frontend. Alle Dokumente werden auf einem SharePoint-Server abgelegt, versioniert und können dort auch eingesehen werden. Das Dokumentationstool LiveDok ist mit dem SharePoint verknüpft und liest alle Dokumente automatisch von dort ein. Zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden Mitarbeiter dann nur das digitale Dokumentationssystem. Hier kann das Tool einen weiteren Vorteil ausspielen: Es läuft auf allen Standard-PCs, die bei Coop eingesetzt sind. Generell läuft das Dokumentationstool auch auf Tablets und Smartphones als App unter Android und iOS.
Änderungen an der Dokumentation nehmen Mitarbeiter mit der so genannten Redlining-Funktion (Roteintrag) vor. Wenn z.B. ein Fehler in der Dokumentation gefunden wird, lässt sich das ebenso dokumentieren, wie wenn im Zuge der Instandhaltung Komponenten getauscht werden, um nur einige denkbare Anwendungsfälle zu nennen. Dabei schreiben die Techniker ihre Änderungen direkt per Roteintrag ins Dokument; diese stehen danach sofort allen Nutzern zur Verfügung. Hinterlegt wird beim Roteintrag auch, wer die Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. So sind diese zuverlässig nachvollziehbar. Im Zusammenhang mit rechtssicherer Dokumentation, bei der LiveDok seine User ebenfalls unterstützt, ist auch dies ein wichtiger Baustein.
Da einige der Coop-Gebäudeteile nicht mit WLAN verbunden sind, war dem Betreiber wichtig, dass das Dokumentationstool auch im Offline-Modus zuverlässig funktioniert. Hier sind beim eingesetzten Tool standardmäßig entsprechende Lösungen vorgesehen, die unabhängig von Ort und Netzwerkverfügbarkeit jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen. Gleichzeitig sind spezielle Ansätze zum Konfliktmanagement implementiert, die ‚Konflikte‘ vermeiden bzw. aufzeigen, wenn verschiedene Personen gleichzeitig unterschiedliche Änderungen am selben Dokument vornehmen. Zudem können Nutzer auch gezwungen werden, sich in regelmäßigen Abständen per WLAN ins Netzwerk einzuklinken, um den Dokumentationsstand auf ihrem mobilen Gerät zu aktualisieren, ehe sie weiterarbeiten können. Hilfreich ist auch, dass alle Änderungen per Knopfdruck in einer Übersicht angezeigt werden. Das ist nützlich, um weitere Workflows anzustoßen, wie zum Beispiel beim Lieferanten eine korrigierte Dokumentation anzufordern.
Einfach zu bedienen
Auch die Usability war ein wesentliches Argument für den Einsatz. Ein System ist immer nur so gut, wie es auch von den Bedienern angenommen wird. Wie einfach das Dokumentationstool zu nutzen ist, beschreibt Wenzelmann anhand einer kleinen Anekdote: „Mein Chef machte eine Führung durchs Werk und kam dabei an einer Presse vorbei, die eine Fehlermeldung anzeigte. Er hatte die Maschine noch nie bedient, gab die Fehlernummer und den Hersteller der Maschine in die Suchmaske des Dokumentationstools ein, fand die entsprechende Dokumentation und konnte den Fehler innerhalb kürzester Zeit beheben.“ Sicher ein ungewöhnliches Beispiel, aber natürlich lässt sich genauso schnell auch im Alltagsbetrieb eingreifen und ungewollte Anlagenstillstände vermeiden. Dass es nach dem Rollout des Systems für die Techniker aus Wartung und Instandhaltung nur eine gemeinsame nicht einmal einstündige Schulung erfordert, um die sachgerechte Bedienung zu erlernen, spricht ebenfalls für die Usability. „Wir merken aber auch, dass die Qualität der zugelieferten Dokumente wesentlich über die Nutzbarkeit entscheidet und nicht das Dokumentationstool selbst“, ergänzt Wenzelmann.
Zusatznutzen: Wissensmanagement
Im Laufe des Betriebs einer Anlage, sammeln die Techniker für Wartung und Instandhaltung jede Menge Wissen. Gut, wenn sie dieses strukturiert festhalten und anderen Kollegen zugänglich machen können. Deshalb war Coop auch ein entsprechendes Wissensmanagementtool wichtig. Auch dafür wird nun LiveDok genutzt. Im Bereich ‚Tipps und Tricks‘ werden dazu Dokumente abgelegt z.B. mit Anweisungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Checklisten, Reports, Wartungsanleitungen und vieles mehr.
Bei der Größe des Logistikzentrums schätzen die Verantwortlichen bei Coop, wie einfach sie jederzeit Überblick gewinnen können sowohl über die gesamte Anlage als auch über Teilbereiche, mit denen er nicht so vertraut ist: Wenn beispielsweise eine weitere Tiefkühlzelle gebaut werden soll, lässt sich mit dem Dokumentationstool sehr einfach Überblick verschaffen über alle verbauten Komponenten und beteiligten Lieferanten. Das erleichtert das weitere Vorgehen immens. Ein i-Tüpfelchen ist jedoch, dass sich mit Dokumentationstool papierlos arbeiten lässt. Damit kommt Coop dem Firmenziel bis 2023 CO2-neutral zu werden einen Schritt näher.
